Общие и специальные функции документов и их свойства

Документы, документальные системы являются одним из важнейших средств, при помощи которых осуществляется значительная часть коммуникаций между людьми, общение их между собой в процессе функционирования больших социальных, экономических, технических систем управления.

Документ предназначен для восприятия и использования человеком и составляется человеком либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. И, несмотря на унификацию документирования, на использование вычислительной техники содержание документа, его форма и язык в значительной степени отражают психологические особенности автора или составителя и, с другой стороны, воспринимаются адресатом в зависимости от его психологических свойств и особенностей. Документ во всех его проявлениях – явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности.

Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению. Функцию философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.

Цель документа – фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций.

Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных – лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям следует отнести:

· социальную – документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

· информационную – документ выступает как средство запечатления, сохранения и многократного транслирования зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам);

· коммуникативную – документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

· культурную – документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

· правовая – служить средством доказательства наличия того или иного действия, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;

· обучающая – фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

· познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;

· управленческая – документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;

· мемориальная – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

· учетная – сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;

· эстетическая – фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

· релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

Документ многомерен и каждая из его сторон проявляет в процессе использования различные свойства, которые подразделяются на три категории:

· сущностные– характеризуют документ как социальный феномен, вызванный потребностями социальной практики на определенном этапе развития общества:

• ­соответствие психофизиологическим возможностям человека;
• ­использование выразительных единиц, адекватных сенсорной системе, т.е. способность быть воспринятым;
• ­способность хранить информацию в пассивной форме и легко трансформировать ее в активную и наоборот;
• ­предоставление возможности многократно использовать заключенную в нем информацию, не уменьшая ее объем в зависимости от частоты использования;
• ­массовость, позволяющая документу существовать в многократно растиражированном виде, в силу чего быть доступным по цене, тиражу, наличию в фондах библиотек;
• ­компактность, позволяющая в небольшом физическом объеме заключать большие массивы информации;

· эксплуатационные– совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения. К ним относятся:

• ­долговечность – способность длительно удерживать информацию;
• ­прочность – способность противостоять механическим воздействиям;
• ­эластичность – способность к обратимым деформациям после механических воздействий;
• ­износостойкость – способность противостоять стиранию при использовании;
• ­светостойкость – сохранение эксплуатационных свойств после воздействия светового излучения;
• ­биостойкость – сохранение эксплуатационных свойств при воздействии биофакторов.

Все эти свойства определяют сохранность документа – состояние, характеризующееся степенью удержания эксплуатационных свойств. Сохранность зависит от материального носителя, разрушение которого вызывает старение документа. Старение документа представляет собой изменение свойств документа вследствие естественного разрушения вхо­дящих в его состав материалов;

· ценностные:

• ­актуальность – общественная значимость тематики документов в конкретной социально-политической ситуации, определяется интересом к тематике социальных групп и общества в целом. Косвенными признаками актуальности документов может служить их тираж и место опубликования;
• ­полнота – характеризуется числом представленных в тексте сведений о социальном объекте, степенью охвата и детализации данных. Максимально полный документ должен позволить понять, представить читателю данный социальный объект, а при необходимости оценить и участвовать в управлении его развитием;
• ­достоверность – проверенность содержащихся в нем сведений общественной практикой;
• ­оригинальность – предполагает максимум сведений, неизвестных ранее данному читателю (группе читателей);
• ­доступность – свойство документа быть понятным по содержанию читателю, включает наличие знакомой терминологии, облегченный стиль изложения, четкость структуры текста;
• ­наглядность – свойство документа содержать эмоцио­нально и логически убедительные сведения о социальном объекте, характеризуется наличием в документе фактических примеров, иллюстраций, яркой эмоциональной окрашенности текста, статистических данных, представленных в виде схем, таблиц, графиков;
• ­точность – способность документа адекватно воспроизводить полученные в ходе исследования или обсуждения данные о социальном объекте, а также текст автора в издании или переиздании его работ.

­ и другие.

Ценностные свойства документов относительны, изменчивы с течением времени. Среди документов нет абсолютно ценных, так как некоторые свойства несовместимы, противоречат друг другу. Например, полнота и оригинальность, достоверность и актуальность.