«Планирование процессов управления проектами. Опыт коллективного взаимодействия»
ИСХОДНАЯ СИТУАЦИЯ: Выше руководство назначило Вас во вновь сформированную группу, в ведение которой передается проект, разработанный отделом НИОКР. Всей вашей группе поручено сначала разработать план управления проектом и, после утверждения этого плана высшим руководством, приступить к его реализации. Никому из вас ничего неизвестно о проекте, за исключением того, что по мере его развития потребуется дополнительное количество работников.
ЗАДАНИЕ. Несмотря на небольшое количество информации о проекте, Вашей группе предстоит разработать предварительный план управления им. На отдельном листе в произвольном порядке перечислены 20 (от А до Ф) мероприятий, которые Вам необходимо осуществить. Вам необходимо расположить их в том порядке, в каком, по Вашему мнению, предстоит их выполнять в процессе планирования, организации и реализации проекта. Прежде чем Вам будет дано «добро» на начало работы над проектом, предложенный Вами порядок действий будет представлен на рассмотрение высшего руководства.
|
|
ШАГ 1. Поскольку до первой встречи группы осталось несколько минут, просмотрите приведенный список мероприятий (Табл. 1), и, ни с кем его не обсуждая, расположите эти мероприятия в той последовательности, в которой, по Вашему мнению, их следует осуществлять в ходе управления проектом. Поставьте цифру «1» против первого мероприятия, и так до «20» для последнего шага. Не меняйте выбранной Вами последовательности после начала групповой работы.
Н1АГ 2. Теперь уже в рамках группы определите последовательность осуществления тех или иных мероприятий.
Вы располагает временем до 20мин!
Таблица 1.
Этапы управления проектом________ ___________ _ _
Мероприятия по управлению | Этап 1 номер, предло женный Вами | Этап 2 номер, предло женный команд ой | ЭтапЗ номер, предло женный специал истам и | Этап 4 Раз ни на между 1 и2 | Этап 5 Раз ни ца между 2 иЗ | |
А | Поиск квалифицированных специалистов для занятия имеющихся должностей | |||||
Б | Измерение прогресса в достижении целей проекта и (или) отклонений от плана | |||||
В | Определение структуры и состава |
работ, необходимых для реализации проекта | ||||||
Г | Определение стратегии реализации проекта (приоритетов, последовательности, временных рамок основных мероприятий) | |||||
Д | Разработка возможных альтернативных способов достижения целей | |||||
Е | Распределение соответствующих поощрений за работу | |||||
Ж | Формальное назначение ответственных сопределением полномочий | |||||
Определение целей проекта (желаемых результатов) | ||||||
И | 11одготовка и обучение персонала в соответствии с новыми обязанностями | |||||
К | Сбор и анализ фактов о исходном положении проекта | |||||
Л | Определение квалификации, требуемой для основных должностей проекта | |||||
М | Осуществление корректировки плана проекта (внесение изменений, пересмотр планов проекта) | |||||
Н | Координация текущей деятельности | |||||
О | Определение потребности в ресурсах (включая бюджет, мощности и т.д.) для каждой из работ и для проекта в целом | |||||
Ii | Оценка индивидуальной деятельности в соответствии с индивидуальным и задачам и планами | |||||
Р | Определение рисков и возможных негативных последствий каждого способа достижения целей | |||||
С | Определение индивидуальных задач, приемлемых как для конкретного исполнителя, так и для его менеджера | |||||
Т | Определение полномочий, ответственности и взаимоотношений для основных должностей проекта | |||||
У | Выбор основного способа достижения целей | |||||
Ф | Определение периодичности и |
способа оценки выполнения работ проекта | ||||||
Сумма А - Ф чем меньше, тем лучше |
Рекомендации по проведению обсуждений
|
|
- Не прибегайте к голосованию. Голосование разделит группу на «победителей» и «проигравших» и будет способствовать мышлению в стиле «или так, или иначе», в то время как могут быть другие варианты. Голосование скорее приводит к спору, а нек рациональному обсуждению, что нанесет вред процессу командного принятия решений.
- Не заключайте быстрых, легких соглашений и компромиссов. Зачастую они основываются на ложных предположениях, которые необходимо поставить под сомнение.
- Не устраивайте соревнований между собой. В данной ситуации либо выигрывает группа, либо никто не выигрывает.
- Внимательно слушайте то, что говорят другие. Это наиболее заметная черта успешных команд.
- Постарайтесь определить внутренние характеристики ситуации и вынести их на поверхность обсуждения.
- Сделайте так, чтобы все высказали свои суждения. Помните, что команде нужна вся информация, которую она только может получить.
Пожалуйста, проделайте требуемые шаги и проставьте баллы в колонке с номером Вашей команды
Таблица 2. Итоговая таблица по результатам работ ы групп
№ п/ п | Шаги | Номер команды | ||||
1. | Средний индивидуальный результата - сложите все индивидуальные баллы (этап 4) в Вашей команде и разделите на число еечленов | |||||
2. | Командный результат (этап 5) | |||||
3. | Командный выигрыш -разница между командным и средним индивидуальным результатом. Если командный результат меньше среднего индивидуального, то выигрыш «+», если командный результат выше среднего индивидуального, выигрыш «-» | |||||
4. | Лучший (наименьший) результат в группе |
5. | Количество человек, набравших меньшее, чем команда в целом, число баллов. |
Примерные вопросы для контроля и самоконтроля.
1. Расскажите о предпосылках возникновения и преимуществах проектной деятельности.
2. Какие источники идей могут стать основой для реализации проекта?
3. В чем отличие понятий «проект» и «текущие операции»'?
4. Дайте определение проекта с точки зрения процессного и системного подходов.
|
|
5. Перечислите основные ограничения проекта.
6. Дайте определения понятиям: проектирование, прогнозирование, планирование, конструирование и моделирование.
7. Нa какие вопросы необходимо ответить при организации и реализации проекта?
8 При каких условиях проект будет иметь успех?
9. С формулируете формулу проектного менеджмента.
10. Назовите структурные единицы проекта.
11 Дайте определения объекта и субъекта проектирования.
Тема 2. Жизненный цикл проекта.
Жизненный цикл проекта (ЖЦП)-это промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения.
Укрупненный жизненный цикл имеет следующие фазы:
1. Предынвестиционную.
2. Инвестиционную.
3. Эксплутациоинную.
5 фаз проекта (в зависимости от специфики проекта):
1. Концептуальная (формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование проблем, планирование).
2. Фаза разработки проекта (определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, документация, переговоры, контракты).
3. Фаза выполнения проекта (строительство, маркетинг, обучение персонала).
4. Фаза завершения проекта (приемочные испытания, эксплуатация и сдача объекта).
5. Эксплуатационная (приемка, запуск, модернизация, инновация).
Стандартный ЖЦП:
Инициация (2 первые фазы, не более 10% времени).
1. Определение
• начало с момента указания проекта и руководителя в уставе;
• завершение после утверждения правил проекта.
2. Планирование
• начало после утверждения правил проекта;
• завершение после утверждения плана и изменений, внесенных в правила проекта.
3. Создание
• изготовление продукта;
• составление технической документации.
4. Эксплуатация этап практического использования (может длеггься долгие годы и включать в себя множество проектов)
Примерные вопросы для контроля и самоконтроля.
1. Дайте определение жизненного цикла проекта.
2. Назовите 3 фазы жизненного цикла проекта.
3. Назовите 4 фазы жизненного цикла проекта.
|
|
4. Назовите 5 фаз жизненного цикла проекта.
5. Сколько фаз имеет стандартный жизненный цикл проекта.
6. Расскажите о жизненном цикле разработки продукта.
Тема3.Типы проектов.
Типы проектов по сферам деятельности, в которых он осуществляется:
1. Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой
производственной линии, разработка программного обеспечения и т. д.).
2 Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.)
3. Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т. д.).
4. Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений).
5. Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности, - к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение
специального программного обеспечения и т.д.)
Классы проектов по составу, структуре и предметной области проекта:
1. Монопроекты - отдельные проекты различного типа и назначения, имеющие определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвсетенционные, инновационные и другие проекты).
2. Мультипроект - комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов требующий применения многопроектного управления (реформирование существующих создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем многопроектного управления);
3. Мегапроект - целевые программы развития регионов, отраслей и др. образований, включающие в свой состав ряд моно - и мультипроектов («План Mapшалла», создание Общеевропейского рынка, развитие Южной Кореи и т. д.). В американской практике отличительные черты: капиталовложения - от $ 1 млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) - обычно консорциум фирм, трудоемкость - 2 млн. человеко-часов - на проектирование, 15-20 млн. человеко-часов - на строительство, 5 -7 и более лет - срок реализации. Могут быть международными, национальными, региональными.
4 Сложные проекты подразумевают наличие технических, организационных или ресурс пых задач, решениe которых предполагает нетривиальные подходы и повышенные затраты на его решение.
5. Малые проекты - капиталовложения до $10-15 млн., трудозатраты 40-50 тыс.
человеко-часов. Примеры: опытно промышленные установки, небольшие
промышленные предприятия, модернизация действующих производств.
Виды проектов по характеру предметной области проекта:
/. Инвестиционный (спонсорский) главная цель - создание или реновация
основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций.
2. Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-ха и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;
3. Научно-исследовательский,