Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления

Основополагающим моментом, определяющим деятельность управленческого подразделения, в том числе и кадровой службы, является система управления (СУ), которая призвана отражать:

1. функциональную целесообразность существования подразделения;

2. оптимизацию внутренних и внешних информационных и производственных связей;

3. эффективность распределения обязанностей между сотрудниками;

4. особенности деятельности подразделения в условиях НИТ.

Анализ системы управления СУ предусматривает исследование информационного, организационного, технологического и методического обеспечения.

Вопросы анализа системы управления СУ ставились уже давно, но предприятия не выступают инициаторами такого рода работ, хотя в настоящее время многие из них уже сегодня столкнулись с серьезной проблемой — отсутствием эффективной СУ.

Исследования системы управления СУ базируется на использовании соответствующих методик, разработкой которых занимались научные институты при министерствах и ведомствах. В современных условиях подобные методические разработки стали недоступны, поскольку:

1. большинство научных учреждений прекратили свое существование;

2. руководители предприятий считают, что анализ существующей СУ является непозволительной роскошью;

3. консалтинговые фирмы (или фирмы-разработчики программных продуктов, призванных автоматизировать управленческую деятельность), разрабатывают собственные методики, которые недоступны более широкому кругу специалистов.

В науке и практике появилось даже новое направление «реинжиниринг бизнес-процессов» (РБП), т.е. создание «... совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше».

Основные принципы реинжиниринга бизнес-процессов:

1. минимизация количества людей, вовлеченных в процесс;

2. вовлечение клиента в выполнение процесса;

3. рассмотрение поставщиков в качестве составной части организации;

4. создание множества версий сложных процессов;

5. минимизация входной информации;

6. централизация обмена информацией.

Однако, предприятие очень редко берет на себя смелость объективно исследовать существующую СУ, выявить ее недостатки и предпринять усилия для их устранения. Такая работа считается бесполезной тратой временных и трудовых ресурсов. Но при этом не учитывается тот факт, что в результате совершенствования СУ, не только покроются данные издержки, но и позволит сэкономить все виды ресурсов в будущем.

Причины, препятствующие проведению исследований СУ или не обеспечивают их должного уровня:

1. Недостаточное обоснование необходимости выполнения работ такого рода;

2. Отсутствие удобной и несложной методики получения объективных сведений о СУ;

3. Непонимание руководством сути проблемы и недооценка ее значимости;

4. Консалтинговые фирмы проводят исследования в СУ в целях успешного внедрения своих программных средств. Поэтому не всегда объективны. Главная цель такого анализа — фактически отразить те аспекты деятельности и информационные потоки, которые могут быть автоматизированы с помощью конкретного пакета. По итогам анализа вырабатываются рекомендации, позволяющие адаптировать существующую СУ к возможностям соответствующего программного обеспечения. Причем некоторые разработчики рекламируют в качестве одного из достоинств своего продукта его настраиваемость под действующую СУ. При этом совершенствованием СУ они, как правило, не занимаются;

5. В новой экономической обстановке создаются новые организации, выполняющие консалтинговые услуги по различным вопросам (внешнеэкономические связи, создание и регистрация фирм, исследование и прогнозирование рынка товаров и услуг), в том числе и комплексный анализ СУ любых предприятий в различных сферах деятельности.

Можно отметить, что все услуги, выполняемые сторонними по отношению к предприятию организациями, довольно дороги. Поэтому можно сделать вывод, что методика исследования СУ стала недоступной для широкого использования. Но несмотря на это, анализ СУ выполнять необходимо.

Причины, обусловливающие необходимость анализа СУ:

1. Прежде чем приступить к внедрению или модернизации средств вычислительной техники, полезно оценить необходимость компьютеризации или ее модификации на каждом участке управления. Если такая необходимость доказана, то следует рассмотреть вопросы рационального совмещения возможностей средств автоматизации управления с «ручными» методами управления в целях обеспечения нормального функционирования предприятия или подразделения;

2. Если предприятие договаривается с консалтинговой фирмой о финансировании создания ППП, то должна обеспечиваться взаимосвязь между проектировщиками и пользователями будущей программы. Специалисты данного предприятия способны сформулировать требования к процессу автоматизации своих управленческих функций, помочь разработчикам в постановке задачи. Поскольку постановка задач в АСУ связана именно с совершенствованием СУ, то предварительно пользователю потребуется произвести анализ существующей СУ;

3. Многие специалисты работают в условиях АРМ, где пользователь помимо знаний в своей предметной области должен знать современные принципы автоматизированной обработки информации (технология создания и ведения баз данных, работа с документами и справочниками в экранном режиме, структура программного обеспечения (ПО) и т.д.). В соответствии с этими особенностями необходимо оценить используемые методы решения управленческих задач и предложить пути их рационализации при дальнейшей автоматизации в рамках АРМ;

4. Создание и внедрение систем распределенной обработки информации в условиях вычислительной сети (ВС) вызывает потребность в модификации действующей СУ с учетом особенностей работы в ВС. И здесь также необходим анализ СУ;

5. В настоящее время наибольшее применение находят типовые ППП, каждый из которых ориентирован на вполне определенную СУ. Поэтому также необходимо выполнить анализ существующей СУ, чтобы правильно выбрать ППП.