Создание итогового запроса

Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, то можно узнать, во что обходится себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В ито­говом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой» и «Экономичный». Не­смотря на то, что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим пара­метрам. Соответственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей, что важно для захвата разных секторов рынка. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и дина­мично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.

37.Выберите таблицу Комплектующие.

38.Откройте таблицу Комплектующие в режиме конструктора – нам это необходимо для создания до­полнительного поля Класс, в котором будут храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты.

39.В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Компонент) и нажмите клавишу INSERT.

38.Введите имя нового поля – Класс и определите его тип – Текстовый.

39.Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.

39.Откройте таблицу Комплектующие и наполните ее содержанием, введя для каждого класса данные по следующим из­делиям: Материнская плата; Процессор; Оперативная память; Жесткий диск; Видеоадаптер.

Например, можете ввести следующие данные:

* Вы можете изменить/пополнить данную таблицу, воспользовавшись каким-либо тематическим онлайн-каталогом, таким, как например nix.ru.

40.Закройте таблицу Комплектующие.

41.Создайте новый запрос в режиме конструктора.

42.В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

43.В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена

44.Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена, но на этот раз – по убыванию.

45.На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Итоги (Конструктор > Показать или скрыть). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповая операция. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка

46.Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Класс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка Для остальных полей щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

47.Для поля Цена выберите итоговую функцию Sum для определения стоимости изделия как суммы стоимостей ком­плектующих.

48.Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество узлов, из которых собран компьютер.

49.Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

50.Создайте форму меню и подключите созданные запросы.

51.Создайте отчет в один столбец.

52.Создайте отчет с группировкой данных и вычислением итогов

53.Создайте итоговый отчет

54.Подключите отчеты к форме меню.

55.Оформите отчет по работе.