Пометки и нахождение текста с помощью Закладок

Закладки используются для пометки определенных фрагментов документа и, в дальнейшем, быстрого доступа к ним:

Создание Закладки:

1. Поместить курсор в позицию текста, где необходимо организовать Закладку. Если Закладка создается для фрагмента, его надо выделить.

2. Далее - вкладка Вставка – Группа Инструментов Связи – кнопка Закладка – соответствующее диалоговое окно (См. Рис.25).

3. Ввод имени Закладки в текстовое поле Имя Закладки.

4. Кнопка Добавить.

5. Переключатель Порядок сортирует имена закладок в поле Имя Закладки.

Переход к Закладке из любого места текста:

1. Выбор имени Закладки в списке имен.

2. Кнопка Перейти из этого диалогового окна.

3. Если Закладка относится к фрагменту текста, он будет выделен.

Рис. 25 Диалоговое окно Закладка.

Рис. 26 Флажок Показывать закладки.

Закладки можно сделать видимыми:

кнопка Office – кнопка Параметры Word – категория Дополнительно – раздел Показывать содержимое документа – флажок Показывать закладки. (См. Рис.26).

Удаление Закладок:

кнопка Удалить диалогового окна Закладка - имя закладки предварительно должно быть выделено в списке имен.

11. Создание Гиперссылок.

В Word имеется возможность организации т.н. гиперссылок.

Гиперссылка связывает фрагмент текста, входящий в документ Word с некоторыми объектами:

1. Другая позиция в том же самом документе.

2. Другой документ Word.

3. Документы других приложений.

4. Документы, находящиеся в Internet и др.

Создание Гиперссылки (См. Рис.27):

1. Выделить текст, с которым следует связать или установить курсор в позицию документа, где Word должен вставить ссылку за пользователя.

2. Вкладка Вставка – Группа Инструментов Связи – кнопка Гиперссылка -диалоговое окно Вставка гиперссылки.

3. Многочисленные инструменты диалогового окна позволяют создавать разнообразные гиперссылки:

Пример 1. Раздел Связать с - включенная опция Файлом, веб-страницей, раздел Папка - кнопка Текущая папка и раскрывающийся список с полем позволяют вставить в документ в качестве Гиперссылки имя некоторого файла или веб-страницы.

Пример 2. Раздел Связатьс - включенная опция местом в документе, раздел Папка - кнопка Текущая папка и поля Текст и Выберите место в документе позволяют связать Гиперссылкой этот фрагмент текста с определенным местом этого документа..

Рис. 27 Диалоговое окно Добавить Гиперссылку - диалоговое ок но Подсказка

4. Удаление Гиперссылки выполняется командой Удалить гиперссылку из ее контекстного меню.

5. Кнопка Подсказка вызывает соответствующее диалоговое окно с возможностью создания текста подсказки Гиперссылки (См. Рис.27).

Более подробно назначение остальных инструментов можно выяснить, воспользовавшись системой помощи.

12. Создание Предметного указателя.

Создание Предметного указателя в Word проходит в два этапа:

1. сначала следует пометить элементы предметного указателя,

2. потом собрать и вставить в документ предметный указатель, основанный на них.

Типичный элемент Предметного указателя состоит из названия Раздела с после­дующим номером страницы, на которой рассматривается данный раздел.

Пометка элемента Предметного Указателя.

Определяется название Раздела и его местонахождение в документе, чтобы Word позднее, при сборке Указателя, мог определить номер страницы:

1. Если слово или фраза, включаемая в элемент Предметного указателя, полностью содержится в тексте документа, необходимо выделить соответствующий фрагмент.

2. В противном случае надо установить курсор в начале текста, ссылка на который должна быть включена в Указатель.

3. Выполнить:

- вкладка Ссылки - Группа Инструментов Предметный указатель

- кнопка Поме­тить элемент.

Кроме того, можно нажать клавиши Alt + Shift + X.

4. В любом случае открывается диалоговое окно Определениеэлемента указателя (См. Рис.28).

5. Если на шаге 1 в документе был выделен текст, то он появляется в разделе Элементуказателя в поле Основной; в противном случае это поле окажется пустым. При необходимости можно отредактировать его содержимое, чтобы в нем находился именно тот текст, который должен присутствовать в предметном указателе.

6. Если требуется создать дополнительный элемент Указателя, надо ввести его в поле Дополнительный.

7. Переключатель в разделе Параметры должен быть установ­лен в опцию Текущаястраница, чтобы в элементе Предметного указателя был приведен номер страни­цы, на которой находится данный элемент.

8. Вместо опции Текущая страница можно установить переключатели Перекрестнаяссылка или Диапазонстраниц. При установке переключателя Перекрестнаяссылка в эле­менте указателя вместо номера страницы будет присутствовать текст Ссылки, который вводится в поле. Переключатель Диапазонстраниц позволяет включить в указа­тель диапазон страниц, помеченных закладкой, выбранной в списке Закладка.

9. В разделе Формат номера страницы можно изменить формат номера страницы в элементе Предметного указате­ля, установив флажки Полужирный, Курсив или оба одно­временно.

10. Далее - кнопка Пометить.

11. Если в качестве элементов указателя требуется отметить все фрагмен­ты текста в документе, совпадающие со значением поля Основнойэлемент, вместо кнопки Пометить следует использовать кнопку По­метить все.

12. Для пометки дополнительных элементов предметного указателя можно оставить диалоговое окно Определениеэлементауказателя открытым и установить курсор в новом месте документа. После завершения этой процедуры закрыть диалоговое окно кнопкой Закрыть.

13. Word помечает элемент предметного указателя, вставляя в документ набор команд, именуемый полем. Поле для предметного указателя содержит код ХЕ (сокращение от английских слов indexentry, то есть «элементпредметногоуказателя») и форматируется как скрытый текст. Если поле отсутствует на экране, следует нажать кнопку Непе­чатаемые символы.

Сборка и размещение Указателя.

1. Необходимо установить курсор в месте документа, где требуется вставить Указатель.

2. Выполнить:

- вкладка Ссылки - Группа Инструментов Предметный указатель

- кнопка Предметный указатель - диалоговое окно Указатель (См. Рис.29):

Рис. 28 Диалоговое окно Определение элемента Указателя

Рис. 29 Диалоговое окно Указатель.

· Здесь можно задать тип Предметного указателя, его формат, выравнивание, число колонок и символ-заполнитель, ориентируясь на примерный вид Указателя в поле Образец.

· После щелчка по кнопке ОК, Word собирает Предметныйуказатель и вставляет его в документ. Перед Указателем и после него в текст вставляются Разрывы
Разделов, чтобы Указатель находился в отдельном Разделе.

13. Создание Оглавления.

К документу можно также добавить Оглавление, в котором перечисляются все Заголовки, Подзаголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Оглавление создается следую­щим образом:

1. Каждому заголовку, включаемому в Оглавление, должен быть
назначен один из встроенных стилей Заголовок или Подзаголовок. Они находятся в списке из Группы Инструментов Стили вкладки Главная.

2. Необходимо установить курсор в том месте документа, где должно находиться Оглавление.

3. Выполнить:

- вкладка Ссылки - Группа Инструментов Оглавление

– кнопка Оглавление (См. Рис.30).

4. Открывается Панель с вариантами создания Оглавления и кнопкой Оглавление, вызывающей соответствующее диалоговое окно, в которомможно задать формат Оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней и символ-заполнитель, пока примерный вид Оглавления в поле Образец не будет соответствовать желаемому. Также можно разрешить или запретить показ номеров страниц.

5. После щелчка по кнопке ОК, Word создает Оглавление.

Рис. 30 ПанельОглавления и диалоговое окно Оглавление