В настоящее время предварительное обследование проводят почти все ИТ-компании (за исключением очень маленьких и неопытных). Группа консультантов исследует предприятие-клиент, собирает детальную информацию о его структуре и организации деятельности. Полученные данные систематизируются и анализируются.
С помощью специализированных средств (например BPWin) строится диаграмма бизнес-процессов (обычно - в нотации DFD), каждый из которых характеризуется объемным блоком информации:
· № и наименование процесса;
· № и наименование процесса верхнего уровня;
· № и наименования вложенных детальных процессов следующего уровня;
· текстовое описание процесса;
· перечень выходов процесса (документы, файлы, материальные ресурсы, являющие результатом выполнения процесса);
· события, инициирующие процесс;
· события, завершающие процесс;
· перечень функций процесса;
· перечень функций, контролирующих выполнение процесса;
· перечень входящих документов;
· перечень входящих материальных ресурсов;
· перечень исходящих документов;
· перечень исходящих материальных ресурсов;
· перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе;
· типы используемых систем автоматизации.
На основе исследований строятся модели "as is" (как есть) и "to be" (как должно быть). Реорганизация представляет собой переход от одной модели к другой и позволяет навести элементарный порядок в организации процессов.
В наиболее полном случае результатом предпроектного обследования являются следующие документы:
· схема бизнес-процессов "as is";
· схема бизнес-процессов "to be";
· бизнес-план реорганизации;
· краткосрочный план действий.
Как правило, руководство фирмы-заказчика требует также определить приблизительную продолжительность и стоимость проекта.