Создание отчета с помощью мастера

Средства Microsoft Access по разработке отчетов предназначены для
конструирования макета отчета, в соответствии с которым осуществляется вывод данных в виде печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет любой сложности, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых значений. При этом будут выполнены необходимые требования к оформлению документа [5]. В большинстве случаев отчет создается с помощью мастера. При необходимости созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора. Рассмотрим основные приемы формирования отчета на конкретном примере.

Пример 10. Создайте отчет о доходах от продажи товаров в каждом магазине. При этом товары должны быть систематизированы по видам (ручки, краски и т. п.) и упорядочены в порядке убывания дохода от их продажи, а также должны быть вычислены общая, минимальная и максимальная суммы дохода на каждом уровне группирования данных.

На предварительном этапе конструирования отчета необходимо спроектировать макет отчета, отвечающий сути задания. Исходя из условий примера 10 макет должен иметь вид, представленный на рис. 16.

В базе данных Продажа канцтоваров нет объекта, список полей которого полностью соответствует спроектированному макету отчета. В связи с этим
необходимо сформировать запрос на выборку данных, который будет служить источником записей для создаваемого отчета. Несмотря на то, что этот запрос будет содержать всего четыре поля (см. рис. 16), в схему данных запроса нужно включить все таблицы базы данных, чтобы можно было определить вид проданного товара по его коду в таблице Реестр продаж (аналогично примеру 7) с помощью установленных межтабличных связей.

В режиме конструктора создайте запрос в соответствии с образцом, представленным на рис. 17. При этом вычисляемое поле Доход введите так же, как и в примере 5. Проверьте правильность работы запроса и сохраните его с именем Пример 10.

Рис. 16. Вид спроектированного макета отчета для примера 10

Рис. 17. Вид окна конструктора запроса для примера 10

Для создания отчета на основе сохраненного запроса с помощью мастера выполните следующие действия.

1) На ленте активизируйте вкладку Создание и в группе Отчеты щелкните пиктограмму Мастер отчетов.

2) В окне Создание отчетов в качестве источника записей в раскрывающемся списке выберите запрос Пример 10 и с помощью кнопки переместите все доступные поля в окно Выбранные поля (рис. 18). Нажмите кнопку <Далее>.

3) Для систематизации записей в отчете сначала по магазинам, а затем – по видам товара в появившемся окне (рис. 19) выберите по очереди соответствующие уровни группировки с помощью кнопки и нажмите кнопку <Далее>.

Рис. 18. Вид окна выбора источника записей для отчета

Рис. 19. Вид окна добавления уровней группировки

4) В очередном окне установите сортировку поля Доход по убыванию (рис. 20) и нажмите кнопку <Итоги…>. Отметьте в окне Итоги необходимые по условию задания статистические функции, нажмите кнопку <ОК>. После автоматического возврата в окно выбора порядка сортировки нажмите кнопку <Далее>.

Рис. 20. Вид окна выбора порядка сортировки и окна Итоги

5) Выберите макет отчета ступенчатый и альбомную ориентацию, затем нажмите кнопку <Далее>.

6) Выберите стиль Официальная и опять нажмите кнопку <Далее>.

7) Введите имя отчета Отчет_Пример10 и нажмите кнопку <Готово>. Просмотрите полученный документ и закройте его.

8) Вид созданного отчета можно редактировать в режиме макета или
конструктора, которые можно выбрать из контекстного меню по щелчку правой кнопкой мыши на имени отчета в области переходов БД. Откройте отчет в
Режиме макета. Выделите поле Магазин щелчком на его заголовке и увеличьте ширину столбца, протягивая его границу. Те же действия выполните с полем Вид. Закройте макет, сохранив изменения.

9) Откройте созданный отчет в режиме конструктора и откорректируйте местоположение статистических результатов.

10) Сохраните выполненные изменения и просмотрите отчет.