Вопрос 34. Работа с исходящими документами

1. Понятие исходящих документов

2. Этапы обработки исходящих документов

3. Порядок работы с исходящими документами

1. Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены:

• по почте;

• курьером;

• по факсу;

• электронной почтой.

2. Основные этапы обработки исходящих документов:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

3. Проект исходящего документа составляется ответственным ис­полнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником служ­бы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении доку­мента он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с други­ми специалистами предприятия. Такое согласование оформля­ется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляет­ся на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и допол­нения в рассматриваемый документ или вернуть его на дора­ботку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в "Журнале регистрации исхо­дящих документов". Журнал содержит следующие графы:

• номер документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок к тексту;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

• исполнитель;

• примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (по­рядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер при­сваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 де­кабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проста­вить его рукописным способом или нумератором на всех эк­земплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адре­сату или в больших организациях передаются в службу дело­производства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный эк­земпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.