Образцы описей и некоторых других форм документов из «Основных правил работы архивов организаций» 2002 г

Название раздела (структурного подразделения организации)

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во листов

Примеча- ние

2 3 4 5 6 7 8

Приложение 1

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________ N ______ от ___________ N ______

Приложение 2

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации

хранения

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ______ N ______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

Приложение 3

к п. 2.4.1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча- ние

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ______ N ________ от _________ N ______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 5

к п. 2.4.2

__________________________________________________________________

(Название государственного архива)

__________________________________________________________________

(Название организации)

Фонд N _______

Опись N ______

__________________________________________________________________

(Название описи)

__________________________________________________________________

_______________________

(Крайние даты)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи

электронных документов постоянного хранения

УТВЕРЖДАЮ

Протокол ЭПК ______________

(название

архива)

____________ N ____________

Фонд N

Опись N

За _____________ год

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Дата созда- ния	Объем (Мбайт)	Кол-во записей (для баз данных)	Фор- мат дан- ных	Состав текстовой сопрово- дительной докумен- тации	Приме- чание

В данный раздел описи включено ______________________ ед. учета с

(цифрами и прописью)

N ____ по N ____;

______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Всего в опись включено ______________________ ед. учета с N ______

(цифрами и прописью)

по N _____;

______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _______________

Председатель ЭК (ЦЭК) организации ________________________________

(должность, подпись,

расшифровка подписи)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи электронных документов постоянного хранения

Приложение 11

Приложение 12

к п. 3.7.2

__________________________________________________________________

(Наименование организации)

__________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N

__________________________________________________________________

В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с N _______

(цифрами и прописью)

по N __________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного

службы ДОУ подразделения

Подпись Расшифровка подписи от ______________ N _______

Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного

подразделения организации

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 13

к п. 3.7.17

Передал

__________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к

(цифрами и прописью)

документам <*>

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________ ед. хр. и __________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника

архива организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма итоговой записи и заверительной надписи

--------------------------------

<*> Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение 14

к п. 3.7.18

__________________________________________________________________

(Название государственного архива <*>)

__________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ________

__________________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты документов ___________________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

--------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.

Приложение 23

к п. 4.8.1

__________________________________________________________________

(Название архивного учреждения) <*>

__________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ___

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________

(крайние даты)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

N п/п	N описи	N дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	N ед. учета страхового фонда	Примечание

В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Из них имеют страховые копии __________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного

от _________ N ___________ учреждения

от _________ N ____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи особо ценных дел

--------------------------------

<*> Заполняется государственным архивом.

Приложение 26

к п. 6.3.3

Наименование организации

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа реестра описей

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Кол-во дел в описи	Край- ние даты	Коли- чество листов в описи	Коли- чество экземп- ляров описи	Приме- чание
посто- янного хране- ния	времен- ного (свыше 10 лет) хране- ния	по лично- му соста- ву

Всего хранится в архиве _________________________ описей, из

(цифрами и прописью)

них постоянного хранения _____________________________, временного

(цифрами и прописью)

хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,

(цифрами и прописью)

по личному составу ______________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива организации, составившего

реестр описей Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма реестра описей

Приложение 28

к п. 6.3.3

Гриф ограничения допуска

Наименование государственного архива <*>

ОПИСЬ N ___

страхового фонда

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи страхового фонда

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

N ед. хр. страхо- вого фонда	Дата копиро- вания доку- ментов	Кол-во кадров в ед. хр. страхо- вого фонда	Кол-во дел, вклю- ченных в ед. хр.	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда	Примечание
Номера фондов	Номера описей	Номера ед. хр.