Все документы, проходящие по общему делопроизводству, делятся на организационно-правовые, организационно-распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы -документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Основную часть составляет комплект учредительных документов предприятия:
· заявление в регистрационную палату;
· протокол № 1 собрания учредителей;
· учредительный договор;
· устав предприятия;
· свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
· свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях.
Эти документы выдаются или заверяются внешними организациями.
Вторую часть составляет комплект взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Нижеперечисленные документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством:
|
|
· структура предприятия;
· штатное расписание;
· текущие планы и программы деятельности;
· положения о структурных подразделениях;
· внутренний распорядок на предприятии;
· должностные инструкции сотрудников;
· инструкция по ведению делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы - разновидность организационных документов, содержащих указание, что, кому и к какому срокунеобходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение. Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания(совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы - документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. К ним относятся: служебные письма и телеграммы,отправляемые и получаемые через отделения связи; телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы; справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
|
|
Документы по личному составу предприятия - документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.