Организация документооборота. Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение.
Поступающие на предприятие документы называют входящими, а документы, отправляемые предприятием, - исходящими.
Поступающиена предприятие документыпроходят в службе ДОУ предварительную обработку, включающую вскрытие конверта, первичный осмотр и регистрацию. После регистрации они передаются руководству на рассмотрение.
Без рассмотрения руководством входящие документы передаются по назначению, если на конверте указано конкретное структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если таковых ни в документе, ни на конверте нет, адресат определяется по содержанию. В сложных случаях документ передается руководству. Рассмотрев документ, руководитель принимает по нему решение и ставит на свободном месте резолюцию. В реквизите слово «резолюция» не пишется. Резолюция – это форма письменного поручения, сделанного от руки прямо на документе, с указанием, что, кому и к какому сроку сделать.
|
|
Затем службой ДОУ входящие документы с резолюцией руководства ставятся на контроль исполнения и направляются конкретным исполнителям. Конверты уничтожаются только в том случае, если реквизиты отправителя есть на самом документе. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа в службу ДОУ.
Документы, подлежащие отправкево внешние организации, сортируются службой ДОУ, конвертуются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. На заказную корреспонденцию и почтовые отправления за границу составляется, датируется и подписывается опись содержимого конверта.
Исходящая почта должна обрабатываться и отправляться в день ее регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку с внутренней регистрацией.
Служба ДОУ ведет систематический учет обрабатываемых документов, включая все их виды и количество размноженных экземпляров. Результаты учета документооборота периодически обобщаются и доводятся службой ДОУ до сведения руководства для упорядочения документооборота, сокращения почтовых затрат или совершенствования работы с документами.
Регистрация документов. Регистрация документов – это фиксация факта их создания, получения или отправки путем проставления на свободной от текста части документа (обычно на нижнем поле документа) номера и даты с одновременной записью этих данных в специальных журналах или карточках регистрации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета или исполнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специальные журналы или картотеки регистрации. Например, для писем - журнал регистрации исходящих писем и журнал регистрации входящих писем.
|
|
Номера для исходящих документов, как правило, составные: например: Исх. № 218/12 – 36 от 28.12.2009, где 218– порядковый номер в журнале регистрации, 12– номер раздела в номенклатуре дел, 36 – номер подразделения-отправителя документа.
Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация, например: Исх. № 38 от 26.03.2009, где 38 – порядковый номер документа в течение календарного года.
Аналогичные журналы могут вестись по приказам, актам, протоколам, объяснительным и служебным запискам и т.д. Регистрация документов должна быть однократной.
Не регистрируются такие информационные материалы как: письма, присланные для сведения; телеграммы о продлении отпуска или командировки; технические задания на командировки; пригласительные билеты и приглашения на совещания; наряды, графики и разнарядки на работы; поздравительные письма и открытки; корреспонденция с указанием «лично»; печатные издания и реклама; бухгалтерские и плановые документы; исковые заявления в суд; объяснительные записки.
При значительных объемах корреспондентских потоках входящей документации целесообразно использовать регистрационно-контрольные картотеки.
Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолюций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет процесс поиска документов и упрощает контроль их исполнения в больших массивах документов.
При ведении журналов возникает необходимость в создании дополнительных регистрационных форм для контроля исполнения.
При использовании для регистрации РКК необходимость повторного учета исключается, РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных картотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по проблемам, по регионам.
Журнал регистрации исходящей документации оформляется как табличный документ, например, со следующими графами:
Дата | Исх. № | Адресат | Краткое Содержание | Примечания |
12.05.09 | 218/12-36 | ООО «Фемида» | Предложения | На контроле |
13.05.09 | 219/08-35 | Администрации Районов | Лицензия на работы | На контроле |
Журнал регистрации входящей документации может иметь следующий вид:
Дата, вх. № | Дата, исх. № | Корреспондент | Краткое содержание | Срок испол-нения | Отметка об исполнении |
12.05.09 № 65 | 29.03.09 № 121-14 | ЗАО «Турсервис» | Ответ на запрос | 3.05.09 | Исполнен |
13.05.09 № 66 | 2.04.09 № 321/-7к | ООО «Фемида» | Предложение кредитов | 1.05.09 | Исполнен |
Контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ и включает:
· постановку документа на контроль;
· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
· промежуточную проверку хода исполнения;
· учет и обобщение результатов контроля;
· информирование руководства о положении дел.
Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения поручений, содержащихся в документе. Служба ДОУ контролирует только сроки исполнения поручений и пунктов организационно-распорядительных документов, а контроль содержания осуществляют руководители подразделений.
Сроки исполнения исчисляются календарными днями, начиная от даты подписания документа или наложения резолюции. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами и решениями правительственных органов. Так, на подготовку ответов по справочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней; на рассмотрение жалоб трудящихся – до одного месяца и т.д.
|
|
Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.
Проверка хода исполнения поручений осуществляется:
1) для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;
2) для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;
3) для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Группирование исполненных документов. Формирование и систематизация дел. При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Для исключения переполнения помещений папками с ненужными документами, документам и папкам устанавливается предельный срок хранения. Подобные папки получили название «Дело».
Дело – это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.
Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием дело. Документы могут отбираться и группироваться по различным признакам. Обычно используются следующие признаки: номинативный (по названиям документов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам и административно-территориальным единицам), географический (по странам), авторский или хронологический.
Документы долговременного и постоянного хранения, дополнительно группируются по срокам хранения – 10, 25, 75лет, «Постоянно». Если объем дела превышает 250 страниц, то оно может включать несколько частей. В таком случае к номеру дела добавляется указатель: том 1, том 2, том 3, а вложенные в них документы нумеруются сквозной нумерацией.
|
|
Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому название должно быть кратким и четко сформулированным. Не рекомендуется давать делу название с неявно выраженным признаком группировки, типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. При больших потоках документов некоторые из них, особенно попавшие в дело случайно, могут быть не найдены при необходимости.
Если разнородных документов недостаточно для формирования специальных папок, то можно дополнительно перечислить временно включаемых в дело документы, например:
ДЕЛО № 25
Документы о приеме и сдаче имущества
(распоряжения, ведомости, акты, описи, накладные)
Рекомендуется группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы – использовать отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело №.
Запрещается подшивать в дело неисполненные или не законченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.
Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались.
Номенклатура дел предприятия. Систематизация дел – важнейшая составная часть делопроизводства, поэтому на предприятии составляется перечень дел, который носит наименование «Номенклатура дел предприятия» и придает определенную системность организации делопроизводства на предприятии.
Разработку номенклатуры дел осуществляет специалист, ответственный на предприятии за организацию работы с документами. В номенклатуру дел включаются только папки с регистрируемыми документами. Подборки технической документации, печатные и рекламные издания, справочные материалы хранятся отдельно в библиотеках или конструкторских архивах. В номенклатуре проставляется наименование каждого дела, его регистрационный номер, количество томов и срок их хранения. Номенклатура дел закладывает основу формирования, нумерации и систематизации всех последующих дел, утверждается руководителем предприятия и действует в течение года. В последующем она может корректироваться.
Для упрощения ориентации в массиве хранимых дел номенклатура дел разбивается на нумеруемые разделы, объединяющие папки с документами определенных подразделений или видов деятельности. Номер раздела учитывается при нумерации папок с документами и включается в состав регистрационного индекса документов.
Действующая номенклатура дел уточняется в конце каждого года, переоформляется и вновь утверждается руководителем предприятия. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если предприятие по статусу должно сдавать документы и материалы о своей деятельности в ведомственный или Центральный государственный архив, то номенклатура дел предприятия один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) этих организаций.
Подготовка документов к архивному хранению. Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:
1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтожению;
2) со средним сроком хранения (до 10 лет);
3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).
Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией предприятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется положением об Архивном фонде Российской Федерации, правилами работы ведомственных архивов, типовым перечнем сроков хранения документов, номенклатурой дел и положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно с постраничным просмотром дел. При постраничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и документы со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения дела. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. По результатам экспертизы составляются описи делвременного и долговременного хранения, а также актыо выделении делк уничтожению, формы которых унифицированы. Описи делрассматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, согласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами на уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руководителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основание, третий остается в качестве контрольного экземпляра в службе документационного обеспечения управления предприятия.
Различают полное и частичное оформлениесдачи дел на хранение. Полное оформление установлено только для дел долговременного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию листов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитовым карандашом, переплет документов в твердую обложку из картона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением концов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандартных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с деламив архивы сдаются регистрационные карточки на документы.