2017-12-14
280
22. Подпись.
23. Гриф согласования документа.
24. Визы согласования документа.
25. Оттиск печати.
26. Отметка о заверении копии.
27. Отметка об исполнителе.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении документа в организацию.
30. Идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 22 «Подпись» является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи, порядок замещения подписи, использование факсимильной подписи и других аналогов собственноручной подписи стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003) не регламентированы.
Подпись не является гарантией достоверности информации в документе. Она лишь подтверждает авторство документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие станции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а остальные экземпляры заверяются работниками, осуществляющими регистрацию этого документа. В служебных письмах, направляемых одновременно нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документов.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Наименование должности печатают от границы левого поля, расшифровку подписи - на уровне последней строки в наименовании должности. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии, инициалы и фамилия в скобки не заключаются.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Реквизит «Подпись» размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-4 межстрочных интервала.
В документах, оформленных на бланке, указывают сокращенное наименование должности.
Генеральный директор Личная подпись А.В. Тихонов
Заместитель директора
по производству Личная подпись П.О. Чистяков
Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности указывают полностью.
Исполнительный директор
ПАО «Квант» Личная подпись Л.В. Смирнов
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры, при необходимости, после наименования должности указывается ученая степень, звание лица, подписавшего документ.
Ректор, профессор,
доктор экон. наук Личная подпись И.Н. Прохоров
Заместитель главного инженера,
кандидат технических наук Личная подпись Г.А. Алексеев
В наименовании должности слово Заместитель пишется полностью, а словосочетание «исполняющий обязанности» - в сокращенной форме: И. О.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует в связи с болезнью, отпуском, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом машинописным способом или чернилами (пастой) черного цвета проставляются обозначение И. О. (если документ подписывается лицом, исполняющим обязанности) или фактическое наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ.
Не допускается перед наименованием должности ставить обозначения За, Врио, Пп, Зам или косую черту.
Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными, и материальными ценностями, - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Генеральный директор Личная подпись И. А. Никольский
Главный бухгалтер Личная подпись В. И. Кузнецова
Одним из способов подписания документов является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Безусловно, факсимильную подпись нельзя считать полноценным подтверждением подлинности.
Возможность использования факсимильной подписи зафиксирована в ст. 160 Гражданского Кодекса РФ «Письменная форма сделки».
Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на письмах-приглашениях, письмах-извещениях, циркулярных письмах и пр., за исключением документов финансового характера, например договорных и гарантийных писем.
Порядок применения электронной цифровой подписи установлен Федеральным законом РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, который определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении этих правил электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
23. Гриф согласования документа используется при внешнем согласовании документа. Согласование - способ предварительного рассмотрения и оценки проектов документов до их подписания. В зависимости от содержания документа согласование может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными организациями, с научно-исследовательскими и проектными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Реквизит может быть оформлен двумя способами:
1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования.
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета финансов
Личная подпись И.С. Иванов
20.05.2017
Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй - через 40 печатных знаков от него.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Директор школы № 40 Директор школы № 128
Личная подпись И.В. Иванов Личная подпись Б.Н. Прохоров
08.04.2017 09.04.2017
2) Кроме оформления согласования документа личной подписью согласующего должностного лица, внешнее согласование может быть оформлено документами. Для ускорения процесса согласования копии проекта документа могут рассылаться заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании
от 20.07.2017 № 11
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива РФ
от 15.07.2017 № 26
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1-1,5 межстрочных интервала друг от друга.
Гриф согласования располагают на последнем листе проекта распорядительного документа и на копии отправляемого документа (например, письма) ниже реквизита «Подпись».
При большом числе согласующихся инстанций допускается оформление отдельного листа согласования. Лист согласования оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке). Он должен иметь название ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ или СПРАВКА О СОГЛАСОВАНИИ. В нем приводятся все справочные сведения о согласуемом документе (наименование вида и автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту).
На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.
СОГЛАСОВАНО
Справка о согласовании прилагается
Личная подпись В.И. Кротов
23.05.2016
или
СОГЛАСОВАНО
Лист согласования прилагается
Личная подпись Н.Ф. Коротков
17.10.2016
24. Визы согласования документа используются для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.
Документ обязательно визируется исполнителем, юристом, а также, как правило, должностными лицами финансовых и экономических служб и заместителем руководителя, курирующим данный вопрос.
Виза включает личную подпись, должность визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования.
Руководитель технического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
20.09.2017
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.
Замечания прилагаются
Начальник ОК
Личная подпись Н. П. Шаталова
19.01. 2016
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз на отдельном листе. В этом случае на нем указывается, к какому документу этот лист относится. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
При наличии компьютерной сети согласование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Кроме подписей, документы могут удостоверяться печатью. Печать свидетельствует о подлинности документа.
25. Оттиск печати. В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются следующие виды печатей:
· главная (гербовая или фирменная) печать,
· простые печати структурных подразделений,
· металлические выжимные печати для заверения удостоверений и специальных пропусков.
Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).
Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла, которое появилось на печатях с конца XV в., т.е. с момента образования Российского государства.
Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.
Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов.
Поскольку оттиск гербовой печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, поэтому наложение печати на личную подпись затруднит проверку подлинности документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
Расположение оттиска главной печати по отношению к названию должности и личной подписи должностного лица определено в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418). Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должностного лица, подписавшего документ.
С приложением гербовой печати нотариусов совершаются удостоверительные надписи и выдаются свидетельства.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).
По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические. Металлические печати используются для наложения сургучных печатей на пакетах, при опечатывавши сейфов и дверей.
Простые печати используются, главным образом, для внутренних документов организации. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. Простые печати удостоверяют размноженные экземпляры распорядительных документов, справок, пропусков и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
26. Отметка о заверении копии используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Отметка состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем, руководителем службы кадров, делопроизводства и др.).
Верно
Начальник Протокольного сектора Личная подпись Л. И. Иванов
10.03.2016
На копии исходящего письма, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.
При пересылке копии в другие организации заверительную копию удостоверяют печатью организации. При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяют печатью того отдела (сектора), где хранится подлинный документ. На таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать управления делами, канцелярии, протокольного сектора и т. п.
При рассылке документов, имеющих юридическую силу, копии рассылаемых документов заверяют печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.
27. Отметка об исполнителе - это указание на лицо, составившего документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется лишь один способ оформления реквизита: инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона.
В.А. Петров
971 45 64
Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. Деловой этикет предписывает обращение к незнакомому должностному лицу либо по имени и отчеству, либо по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Предлагаемый ГОСТом способ оформления реквизита исключает возможность первого варианта обращения (инициалы не несут необходимой информации). Второй вариант обращения (только по фамилии) не всегда удобен, в особенности если фамилия исполнителя не склоняется (Черных, Ломинаго, Шевченко и др.). Поэтому в реквизите можно вместо инициалов указать полностью имя и отчество исполнителя.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Для получателя документа удобнее, когда исполнитель указан на лицевой стороне письма. Телефон обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.
В ответах на письма можно указать не только номер телефона, но и номер кабинета, если получатель письма изъявит желание лично встретиться с человеком, подготовившим документ.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. Она должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова В дело № с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки.
В дело № 18 - 14
Личная подпись 24.05.2016
или
В дело № 08 - 05
Отправлен факс
01.04.2014 № 1218
Личная подпись 02.04.2016
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.
29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или при помощи специального нумератора в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможна проставление отметки на оборотной стороне листа.
Данный реквизит состоит из: названия организации (или структурного подразделения), куда поступил документ; даты его получения и входящего регистрационного номера. Отметка о времени поступления при необходимости может содержать указание на часы и минуты. Наименование организации дается, как правило, в сокращенном виде.
СПбУУЭ
03.01.2016
№ 001
30. Идентификатор электронной копии документа является отметкой (колонтитулом), которая проставляется в нижней части каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имеются сведения о именах и датах. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
