2017-12-14
1762
Текст - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа.
Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назначением. Текст документа имеет свою логическую структуру, определяемую временем создания документа, его происхождением, местом возникновения, видом.
Документы должны отражать объективную действительность. Поэтому первое требование к его содержанию - точное освещение событий.
Условия делового общения предъявляют определенные требования к управленческой информации. Она должна быть достоверной, точной и полной.
Эти особенности делового общения отражаются в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения и многое др. Формулировки в служебном документе должны быть точными, безупречными в юридическом отношении.
Точность документа предполагает однозначность понимания текста автором документа и его адресатом. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. Однозначность понимания текста обеспечивается употреблением терминов. В официальных документах используются отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Точность достигается также отсутствием слов с переносным (образным) значением, использованием уточнений. В тексте документа допускается повторение одного и того же слова (тавтология) при обозначении одного и того же понятия. Замена его синонимом, описательным оборотом или местоимением может привести к искажению смысла текста.
Требование точности распространяется как на содержание всего текста, так и на использование отдельных слов и словосочетаний. Например: «Просим выслать документацию в течение 10 дней». Неизвестно, когда адресат получит письмо, от какого дня вести отсчет. Лучше: К 10 января. В приказах по личному составу имя и отчество следует писать полностью.
Следует разграничивать значение предлогов «к» и «по» при обозначении отрезка времени: предлог «к» указывает предел (к 20 мая 2016 г.), предлог «по» включает обозначенную дату (по 20 мая 2016 г.). Например: Предоставить отпуск с 20 июня по 29 июля включительно. Здесь предлог «по» уже обозначает «включительно». Для б О льшей точности в документах следует использовать цифровое обозначение - количество дней. Например:... отпуск на 24 рабочих дня с 20 апреля 2016г.
Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для принятия решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.
Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Поэтому одним из главных требований, предъявляемых к документу, является краткость текста при максимальной ёмкости его содержания.
Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и детализации, затрудняющих восприятие основной мысли текста, а также отбором языковых единиц, каждая из которых должна нести смысловую нагрузку.
Загромождается текст словами, лишенными смысловой нагрузки. Например, справка с места работы часто оформляется в соответствии с традицией, которая требует следующей формулировки: Дана настоящая в том, что Петров Виктор Иванович действительно работает инспектором отдела кадров с окладом 1800 (одна тысяча восемьсот) руб. в месяц. Подчеркнутые слова необходимо из текста исключить.
Не следует повторять в подписи документа наименование организации, если документ исполнен на бланке; включать в текст документа ссылку на номер и дату входящего документа, если эта ссылка использована как реквизит.
С целью сокращения объема текста документа нередко используются сокращенные слова и сочетания. Однако не всегда такие сокращения уместны.
Нельзя сокращать обозначение физических величин, если они употребляются без цифр. Недопустимо в одном месте текста использовать сокращенное наименование, а в последующем - полное. Математический знак минуса следует заменять словами. Нельзя употреблять знаки номера (№) и процента (%) без цифр. Нельзя сокращать наименования должностей: зам (вместо «заместитель») и зав (вместо «заведующий»). Допустимо сокращение И.О. (исполняющий обязанности). Нельзя использовать сокращение РФ (Российская Федерация) в автономном варианте.
Краткости текста может способствовать и использование сокращенных слов, синонимичных полному наименованию. Однако эти сокращения необходимо использовать только после того, как в тексте дана их расшифровка, иначе они нарушат ясность текста.
Так, например, в реквизите «Наименование организации» её сокращенное наименование указывается в скобках на второй строке после полного.
18. Заголовок к тексту. Заголовком документа называется обозначение его краткого содержания.
Все служебные организационно-распорядительные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148Х210), извещения, телеграммы и телефонограммы.
В ответных письмах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа, а также в информационных и некоторых других письмах заголовок является обязательным реквизитом. Однако в письме-благодарности, письме-приглашении, письме-просьбе, сопроводительном, гарантийном и др. письмах заголовок может отсутствовать.
Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помогает правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного составления документа.
Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа.
Оформление заголовка связано с соблюдением целого ряда требований:
1) В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется. Например:
Приказ - о чем и по чему? ПРИКАЗ о приеме на работу; ПРИКАЗ по личному составу
Инструкция - по чему? и о чем? ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству; ИНСТРУКЦИЯ о порядке
формирования дел
Должностная инструкция - кого? ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Положение - о чем? ПОЛОЖЕНИЕ о бухгалтерии;
ПОЛОЖЕНИЕ о порядке
проведения аттестации
Протокол - чего? ПРОТОКОЛ собрания
Договор - о чем?; на что?; чего? ДОГОВОР о сотрудничестве; ДОГОВОР на расчетно-кассовое обслуживание;
ДОГОВОР поручительства
Акт - о чем? и чего? А К Т о списании; А К Т приема-передачи;
А К Т инвентаризации
2) Заголовок внутренних документов располагают ниже реквизита «Дата документа» непосредственно перед текстом. Заголовок служебного письма располагают ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 28 знаков в одной строке (но не более 5 строк). Если объем заголовка превышает пять строк, то его допускается продлевать до границы правого поля. Все строки реквизита печатаются через один интервал. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначается ограничительными отметками. В бланках с продольным расположением реквизитов заголовок печатают вдоль всей строки листа с центрированием.
3) Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится.
4) Ели в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного приказа, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.
5) Если заголовок начинается с предлога О/Об (с заглавной буквы), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О лицензировании...,О поставке..., О реорганизации, О направлении, О создании, Об обеспечении и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. О предоставлении земельного участка обществу «Петрозем».
Не следует начинать заголовок словами типа Касательно..., По вопросу..., По делу..., Ответ на письмо и т.п.
6) Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица без указания его должности и характера предписываемого действия. Например: О Петрове В. В.
7) Заголовок должен строго соответствовать не только теме, но и задачам документа.
На практике составители нередко озаглавливают документы в соответствии с установившейся традицией, при этом неточно отражая истинный смысл текста. Так, инструктивные письма министерств и ведомств часто называются «О результатах контрольно-ревизионной работы в *** году», хотя по существу содержат не только информацию о результатах проверки, но и перечень мер, которые должны принять руководители организаций для устранения выявленных недостатков. В этом случае лучше пойти по пути удлинения заголовка, чтобы в дальнейшем, в ходе поиска необходимой информации сразу же установить, в каком документе она содержится.
21. Отметка о наличии приложения - реквизит, проставляемый в документе, текст которого поясняется или дополняется документом-приложением.
В XIX в. приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Указание о наличии приложения делалось или в конце текста основного документа, или в бланке, например: «С приложением форм письмоводства».
В состав отметки входят слово «приложение» и название документов-приложений с указанием по каждому из них количества листов и экземпляров.
Слово Приложение печатается с заглавной буквы от границы левого поля через три межстрочных интервала от текста. После слова Приложение (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним, без кавычек, печатается название документа-приложения. Наименование прилагаемого документа начинается со строчной буквы, если оно не является именем собственным.
Оформление реквизита может иметь несколько вариантов.
1) Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения оформляется по сокращенной форме. Если экземпляров документа-приложения больше одного, дается указание на их количество.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.
2) Если в тексте отсутствует наименование прилагаемого документа, то в отметке о приложении указывают его наименование.
Приложение: Инструкция по делопроизводству на 10 л.
3) Если в отметке указывается несколько документов-приложений, то они нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга 1 - 1,5 межстрочным интервалом. Все строки в отметке о наличии приложения выравнивают по левой вертикальной линии, проходящей после окончания слова Приложение.
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Приложение: 1. копия свидетельства о рождении
2. медицинская справка
4) При большом количестве приложений на них составляется опись и на неё делается ссылка в отметке о наличии приложения.
Приложение: согласно описи на 5 л.
5) Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 31 марта 2016 г. № 17
и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.
В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе-приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, о грифе ограничения доступа к документу-приложению, о номере его экземпляра и некоторые другие.
Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес
Приложение: кн., инв.№43, экз. №75 ДСП
