2018-03-09
496
Управление интеграцией проекта включает в себя процессы, необходимые для координации различных элементов проекта. Это включает нахождение компромисса между конкурирующими предметами и выбор альтернатив, чтобы удовлетворить или превзойти нужды и ожидания заказчиков. В то время как все процессы управления проектами в той или иной степени интегрированы, процессы, описываемые в этой главе, являются основой интеграции. Рис. 10.1. обеспечивает обзор следующих основных процессов.
1. Разработка плана проекта - сбор результатов прочих процессов планирования и их объединение в согласованный, связный документ.
2. Исполнение плана проекта - осуществление плана проекта путем выполнения включенных в него действий (работ).
3. Всеобщий контроль изменений - координирование изменений во всем проекте.
Для успешного завершения проекта интеграция должна осуществляться и в следующих областях:
• Деятельность по проекту должна быть интегрирована с основной (постоянной) деятельностью организации-исполнителя.
• Замысел проекта и замысел продукта должны быть интегрированы (разница между этими понятиями обсуждается во введении к пятой главе).
• Результаты деятельности различных функциональных областей (например, строительные, электрические и механические чертежи для инженерного проектирования) должны быть проинтегрированы.
Разработка плана проекта
В процессе разработки плана проекта результаты других процессов планирования используются для создания единого связного документа, который может быть использован как руководство для управления исполнением проекта и для контроля. Разработка плана проекта обычно производится итерационным путем. Например, первоначальный план может содержать только виды ресурсов и не привязанные к календарю операции, а в финальном варианте будут определены конкретные ресурсы и точные даты. План проекта используется, чтобы:
• направлять исполнение проекта;
•документировать предположения планирования проекта;
•документировать принятые решения планирования по выбору одной из возможных альтернатив;
• обеспечивать коммуникации между участниками;
•определять ключевые отчеты управления, относящиеся к содержанию, продолжительности и распределению во времени;
• обеспечивать базовые оценки исполнения и контроля проекта.
Входные данные для разработки плана проекта
· Результаты других процессов планирования. Все результаты процессов планирования в прочих функциональных областях являются входными для создания плана проекта. Результаты других процессов планирования включают как базовые документы вроде структуры декомпозиции видов деятельности, так и вспомогательные детали. Многие проекты также требуют специальных входных данных из прикладной области (например, большинство строительных проектов потребуют прогноза денежных потоков).
· Историческая информация. Вся доступная историческая информация о проектах в данной области (оценочные базы данных, записи выполнения других проектов) должна быть использована в других процессах планирования. Она также должна всегда быть под рукой во время создания плана проекта для помощи при оценке предположений и выборе альтернатив, определяемых как части данного проекта.
· Организационная политика. Любая или все организации, вовлеченные в проект, могут иметь писаные и неписаные правила (политику), эффект от которых должен учитываться. Политика организаций, которая обычно должна учитываться, может включать (но не ограничиваться) нижеследующими пунктами.
• Управление качеством - процессы проверки, постоянное улучшение целей.
• Управление персоналом - ведение отчетности по приему на работу и увольнениям, отчеты о производительности труда работников.
• Финансовый контроль - отчеты об использовании времени, требуемые отчеты по затратам и выплатам, учетные счета, условия стандартных контрактов.
· Ограничения. Ограничения - это факторы, ограничивающие возможности команды управления проектом. Например, заранее определенный бюджет с высокой степенью вероятности будет ограничивать возможности команды в отношении замысла, расписания и подбора персонала.
· Предположения. Предположения - это такие факторы, которые для целей планирования будут считаться истинными, правильными или очевидными. Например, если дата, с которой необходимый для проекта человек сможет начать свою деятельность, не определена, то команда проекта может предположить некую конкретную начальную дату. В общем случае предположения несут в себе определённую степень риска.
Инструментарии и технологии разработки плана проекта
· Методология планирования проекта. Методология планирования проекта - это структурированный подход, используемый для направления деятельности команды проекта во время создания плана проекта. Методы и формы могут быть как простые (стандартные формы и шаблоны, на бумаге или электронные, формальные или неформальные), так и настолько серьезные, как серии требуемого моделирования процессов (как, например, т.н. Анализ календарного риска Монте-Карло). Большинство методологий планирования проекта используют сочетание «жестких» инструментов, таких как специальное программное обеспечение, и «мягких» инструментов типа вспомогательных, ранее оговоренных встреч.
· Навыки и знания участников. Каждый участник имеет навыки и знания, которые могут быть полезными в создании плана проекта. Команда управления проектом должна создать среду для внесения своей лепты каждым участников (см. также процесс «Совершенствование команды»). Кто, что внесет и как это будет сделано - все это различается для каждого отдельного случая. Например:
• В строительный проект, осуществляемый в рамках контракта по единой, разовой цене, профессиональный инженер-экономист вносит основной вклад в дело доходности во время подготовки предложений, когда определяется размер контракта.
• В проектах с заранее произведенным комплектованием отдельные работники могут значительно повлиять на соблюдение запланированных сроков и стоимости за счет проверки резонности продолжительности и усилий.
· Информационная система управления проектами (ИСУП). ИСУП является сборником инструментария и технологий для сбора, интеграции и распределения результатов остальных процессов управления проектами. Она используется для поддержки всех аспектов проекта от инициирования до сворачивания и обычно включает как простые, так и автоматизированные системы.
Результаты разработки плана проекта
· План проекта. План проекта - официальный и утвержденный документ, используемый для управления и контролирования исполнения проекта. Он должен быть распределен так, как это определено в плане управления коммуникаций (например, управление исполняющей организации может потребовать общего описания с небольшим количеством деталей, в то время как подрядчик может затребовать подробное описание по единственному предмету, вопросу). В некоторых прикладных областях применяется также термин «интегрированный план проекта».
Должна быть проведена четкая граница между планом проекта и основой (базой) измерения хода выполнения проекта. План проекта - это документ или набор документов, в отношении которых должно предусматриваться изменение с течением времени по мере того, как становится доступной новая информация о проекте. Основы измерения исполнения проекта представляют собой инструмент управленческого контроля, который в общем случае изменяется незначительно, лишь в результате реакции на утвержденное изменение замысла.
Существует множество путей создания и представления плана проекта, но все они обычно включают нижеследующие пункты, подробное описание которых можно встретить где угодно.
• Устав Проекта.
• Описание подхода или стратегии управления проектами (сумма индивидуальных планов управления из других областей знания).
• Замысел, который включает основные предметы и цели проекта.
• Структура декомпозиции видов деятельности (WBS) до уровня, на котором будет осуществляться контроль.
• Сметы, календарные даты начала видов деятельности и распределение ответственности на уровнях WBS, на которых будет осуществляться контроль.
• Основа (база) измерения степени исполнения проекта по расписанию и стоимости.
• Основные вехи (этапы) и целевые даты для каждой.
• Ключевой или требуемый персонал.
• Основные риски (включая ограничения и предположения) и планы ответных действий на каждый случай.
• Планы вспомогательного управления, включающие план управления замыслом, план управления расписанием и им подобные.
• Список незакрытых (спорных) тем и неутвержденных решений.
Прочие результаты планирования проекта должны быть включены в формальный план, базируемый на нуждах отдельного проекта. Например, план проекта для большого проекта будет включать схему организации проекта.
· Поддерживающие (вспомогательные) детали. Для плана проекта они состоят из следующих элементов:
• Результатов других процессов планирования, не включенных в план проекта.
• Дополнительной информации или документации, полученной во время создания плана проекта (например, ранее неизвестные ограничения и предположения).
• Технической документации - требования, спецификации и дизайны.
• Документации по соответствующим стандартам. Весь материал должен быть соответственно организован для удобства использования по ходу проекта.
Исполнение плана проекта
Исполнение плана проекта является основным процессом осуществления проекта в целом - основная часть бюджета проекта будет использована на данном этапе. В течение данного процесса менеджер проекта и команда проекта должны координировать и направлять различные технические и организационные взаимодействия, которые существуют в проекте. Область применения проекта больше всего влияет на данный процесс, так как продукт проекта создается именно здесь.
Входные данные для исполнения плана проекта
· План проекта. План проекта описан в процессе «Разработка плана проекта». Планы вспомогательного управления (план управления замыслом, план управления риском, план управления поставками и т.д.) и базы измерения хода выполнения проекта являются ключевыми входными данными для процесса исполнения плана проекта.
· Поддерживающие детали. Поддерживающие детали описаны в процессе «Разработка плана проекта».
· Организационная политика. Вопросы организационной политики рассмотрены в процессе «Разработка плана проекта». Все и каждая из организаций - участников проекта могут иметь свои формальные и неформальные правила деятельности, могущие оказать влияние на исполнение плана проекта.
· Корректирующее действие. Корректирующее действие- это что угодно, направленное на приведение ожидаемого выполнения проекта в соответствие с планом проекта. Данные действия являются результатами всевозможных процессов контроля, а в качестве входных данных для данного процесса они замыкают цикл обратной связи, необходимый для эффективного управления проектами.
Инструментарий и технологии для исполнения плана проекта
· Навыки общего менеджмента. Такие навыки общего менеджмента, как лидерство, коммуникации и ведение переговоров, существенны для эффективного исполнения плана проекта. Навыки общего менеджмента описаны в процессе «Совершенствование команды».
· Навыки и знания, связанные с продуктом. Команда проекта должна иметь доступ к соответствующему набору навыков и знаний, связанных с продуктом проекта. Необходимые навыки определяются, как часть планирования (особенно при ресурсном планировании, описанном процессе «Планирование ресурсов»), и обеспечиваются посредством подбора персонала (процесс «Подбор кадров»).
· Система утверждения видов деятельности. Система утверждения видов деятельности - это формальный процесс для санкционирования видов деятельности по проекту, служащий для того, чтобы удостовериться в том, что все виды деятельности выполняются в должное время и в нужной последовательности. Основной механизм - письменное разрешение на начало деятельности над специфической работой проекта или пакетом работ.
При разработке системы утверждения видов деятельности ценность контроля должна уравновешивать затраты на его осуществление. Например, в малых проектах устное разрешение может быть вполне допустимым.
· Собрания по обзору положения. Эти собрания планируются для регулярного обмена информацией о ходе проекта. В большинстве проектов они проводятся с разной частотой на различных уровнях организации. Команда управления проектом, например, может собираться еженедельно и ежемесячно встречаться с заказчиком.
· Информационная система управления проектами. ИСУП описывается в процессе «Разработка плана проекта».
· Организационные процедуры. Все организации-участники проекта могут иметь формальные и неформальные процедуры, которые могут быть полезны при исполнении проекта.
Результаты исполнения плана проекта
· Результаты деятельности. Результаты деятельности - результаты выполнения работ проекта. Информация о результатах деятельности - то, какие цели были достигнуты, а какие - нет, до какой степени удовлетворены стандарты качества, какие издержки были совершены и каких удалось избежать, и т.д. - все это собирается как часть процесса «Исполнение плана проекта» и фиксируется процессом «Отчетность о ходе выполнения проекта».
· Требования изменений. Данные требования (например, расширить или сжать замысел, пересмотреть смету или расписание и т.д.) часто определяются по ходу работ выполнения проекта.
Поцесс управления проектами:инициация,планирование, исполнение, завершение.
Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.
Проект состоит из процессов.
Процесс — это совокупность действий, приносящая результат.
Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
· процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
· процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.
Инициация проекта может включать следующие процедуры:
· Разработка концепции проекта:
o Анализ проблемы и потребности в проекте;
o Сбор исходных данных;
o Определение целей и задач проекта;
o Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
· Рассмотрение и утверждение концепции.
· Принятие решения о начале проекта:
o Определение и назначение менеджера проекта;
o Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.
Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.
Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.
Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:
· Планирование целей и содержания проекта
· Календарное планирование работ проекта
· Планирование затрат и финансирования проекта
· Планирование качества
· Организационное планирование
· Планирование коммуникаций
· Планирование управления рисками
· Планирование контрактов
· Разработку сводного плана проекта.
При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта.
Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.
Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:
· Распределение функциональных обязанностей и ответственности
· Постановку системы отчетности
· Организацию контроля выполнения расписания проекта
· Организацию контроля затрат по проекту
· Организацию контроля качества
· Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков
· Управление командой проекта
· Распределение информации в проекте
· Подготовку и заключение контрактов
· Управление изменениями в проекте
В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.
Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.
Контроль проекта может включать следующие процедуры:
· Сбор отчетности о ходе работ по проекту
· Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
· Прогнозирование достижения целей проекта
· Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
· Принятие решений о воздействиях и изменениях
Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.
Завершение проекта может включать следующие процедуры:
· Сдача результатов проекта Заказчику;
· Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);
· Заключительный отчет по проекту и проектная документация;
· Список открытых вопросов и заключительных работ;
· Разрешение всех спорных вопросов
· Роспуск команды проекта
· Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.
В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.
