Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта (при необходимости);
- подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно имеет реквизиты:
1) Наименование организации и ее справочные данные;
2) дата, регистрационный номер;
3) ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4) адресат;
5) заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
6) текст;
7) отметка о наличии приложений;
8) подпись;
9) отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:
1) от первого лица единственного числа (прошу);
2) от первого лица множественного числа (просим);
3) от третьего лица единственного числа (организация просит);
4) от третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
- «Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от... №...)...».
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем.
Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
1) Просим оказать содействие…
2) Прошу Вас…
3) Просим принять участие…
4) Прошу довести до сведения…
5) Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
1) Просим предоставить…
2) Просим отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:
1) Прошу высказать Ваше мнение о…
2) Прошу Вас дать поручение разработать…
3) Просим Вас выразить письменную поддержку…
4) Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:
1) Направляем информацию…
2) Представляем на утверждение…
3) Посылаем литературу…
4) Высылаем план…
Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:
1) Оплату гарантируем…
2) Качество услуг гарантируем…
3) Предприятие гарантирует…
Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:
1) Подтверждаем…
2) Организация подтверждает…
3) С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
1) Сообщаем…
2) Доводим до вашего сведения…
3) Ставим Вас в известность…
Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:
1) Напоминаем, что…
2) Напоминаем Вам, что…
Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:
1) Просим принять участие…
2) Приглашаем Вас на …
3) Просим направить представителя…
4) Поздравляем Вас…
5) Сердечно поздравляем Вас…
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.