2015-04-20
4583
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.
Все этапы трудового цикла – от приема на работу нового сотрудника до его увольнения – подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.
Всю документацию в целом по личному составу, в том числе и первичную учетную, можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
