Приймання та обробка документів

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється кур´єрами протягом робочого дня;
приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка доставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;
приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;
приймання телеграм, які доставляються працівниками поштового відділення.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати. Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня. Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, передаються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа. Проекти нормативних актів, а також проекти інших документів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погодження залишається у справах організації. Факси, що надходять на адресу організації, передаються працівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання. При надходженні машиночитаних документів канцелярія здійснює обробку супровідної документації, а машинні носії передаються до Управління інформатики без зняття упаковки. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" або адресовані громадським організаціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії. Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується. Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при необхідності, робить виконавець, який отримав документ для виконання. У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірниках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок). При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, коли лист носить особистий характер, а напису на конверті "особисто" немає, також додаються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, претензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень громадян. Забороняється відривати марки від конвертів, які додаються до зазначеної кореспонденції. Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації документів знищуються. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (додаток 15).