Приймання й облік документів, що надходять до структурних підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів. Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні документи в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів. Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійснюють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції (див. табл 1) і передають її начальнику структурного підрозділу на розгляд. Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає. Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розглядаються начальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонденція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа. У необхідних випадках передачі документів, розглянутих керівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попередній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних реєстраційних форм. Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції резолюцію начальника і без затримки передає документи за призначенням, при цьому картка вкладається в контрольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визначений для цього працівник підрозділу. Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у документі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діловоду для зняття доручення з контролю. За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов´язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхідності зробити виписки та повернути його діловоду.
|
|
Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. Після ознайомлення діловод структурного підрозділу повертає документ протягом дня до канцелярії. Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з´ясовують стан їх виконання і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою. Кожен виконавець повинен мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Виконані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: "До справи № ", ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контролю. Після закінчення робочого дня всі службові документи повинні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.
|
|