На розгляд керівникові організації передаються такі документи:
- закони України, постанови Верховної Ради України;
- укази, розпорядження Президента України;
- постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України;
- доручення вищих державних органів;
- проекти нормативних документів центральних органів виконавчої влади;
- протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабінету Міністрів України та матеріали до них;
- запити та звернення народних депутатів України;
- документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;
- документи, адресовані організації за підписом перших осіб (виконучих обов´язки перших осіб) міністерств, відомств, правоохоронних органів, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій;
- звернення громадян;
- повторні скарги громадян;
- листи підприємств, організацій, установ, якщо в них викладені факти неправильних дій посадових осіб організації;
- міжнародна кореспонденція;
- матеріали стосовно підпорядкованих керівникові підрозділів;
- матеріали з окремих питань, вирішення яких знаходиться на контролі у керівника організації.
На розгляд заступникам керівника організації передаються:
|
|
- документи, адресовані заступникам особисто;
- кореспонденція міністерств і відомств України, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов´язки перших осіб);
- кореспонденція установ, підприємств і організацій;
- кореспонденція, що надходить від підвідомчих органів;
- звернення громадян;
- інші документи з питань, що віднесені до компетенції заступників згідно з розподілом обов´язків, а також за окремим рішенням керівника організації.
Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирішені керівником, заступники доповідають йому про це разом з необхідними матеріалами і пропозиціями. У разі перебування керівника у відрядженні, відпустці або відсутності з інших поважних причин перелічені його документи розглядає особа, яка виконує його обов´язки. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях.
Резолюція повинна містити такі обов´язкові елементи:
- прізвище виконавця (виконавців);
- зміст дій щодо виконання завдання, передбаченого документом;
- строк виконання;
- підпис;
- дата.
Вся кореспонденція після розгляду керівництвом повертається відповідними службами керівників не пізніше 10 години наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10 годині ранку — не пізніше 12 години. Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керівництвом оформляє необхідну кількість примірників реєстраційно-контрольних карток і організовує доставку розглянутої кореспонденції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отримання документів засвідчується підписом особи, яка отримала документ, з проставлянням дати та індексу (додаток 7) у відповідних реєстраційних формах. Якщо в резолюції керівництва визначено виконавцями документа два (або більше) структурні підрозділи (посадові особи), то документ направляється відповідальному виконавцю — структурному підрозділу (посадовій особі), що значиться у резолюції першим або відмічено словом "скликання". Відповідальний виконавець визначає порядок виконання доручення та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа направляється одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відповідального виконавця. Передача документів від одного структурного підрозділу (посадової особи) до іншого здійснюється відповідним виконавцем через канцелярію з відміткою про це у відповідних реєстраційних формах.
|
|