Формы бухгалтерского учёта и учётные регистры в бюджетных учреждениях

Бухгалтерский учёт в бюджетных учреждениях ведётся методом двойной записи определённой форме. Каждая хозяйственная операция регистрируются в учётных регистрах на дебите одного и кредите другого счёта в одинаковых размерах. Последовательность записей хозяйственных операций и структура самих регистров определяется формой учёта.

Форма бухгалтерского учёта - это порядок соглашения разных видов учётных регистров, технической обработки учётных данных и способов осуществления учётных записей.

Согласно Закону Украины «Про бухгалтерский учёт и финансовую отчётность в Украине» (от 16.07.99г.) Организация сама выбирает форму бухгалтерского учёта.

Журнал-Главная форма учёта нужна для использования в бюджетных организациях по приказу ГКУ №68 от 27.07.2000г.,в котором утверждена Инструкция «О формах мемориальных ордеров, бюджетных организаций и порядок их составления.

Новая инструкция о формах мемориальных ордеров предвещает использование в бюджетных организациях 15 основных мемориальных ордеров в форме накопительных ведомостей, каждая из них имеет специальное назначение и специфическое строение.

Мемориальный ордер №1 «Накопительная ведомость по кассовым операциям» типовой формы №380 используется при обработке отчётов кассира за текущий месяц. Каждый отчёт кассира заносится в накопительную ведомость одним рядом по соответствующим корреспондирующих счетом, как по дебету, так и по кредиту соответствующих субсчетов 30 «Касса».

Мемориальный ордер № 2  «Накопительная ведомость движения средств общего фонда в органах ГКУ №381 и Мемориальный ордер№3 «Накопительная ведомость движений средств специального фонда в органах ГКУ №382. Они нужны для отображения поступлений на счета ассигнований и осуществление кассовых расходов.

Мемориальный ордер№4 «Накопительная ведомость по расчётам с другими дебиторами «№408 используется для учёта расчётов с разными предприятиями и организациями. Ведомость составляется по субсчёту 364 «Расчёты с другими дебиторами. Записи по ней осуществляются линейно-позиционным способом – по каждой операции утверждено соответствующими документами.

Мемориальный ордер №5 «Сведение расчётов ведомостей и заработной платы и стипендий №405. Составляется в организациях, которые оформляют несколько расчётно-платёжных ведомостей. Сведения сначала записывают суммы средств общего фонда, а потом специального фонда. В этой же ведомости, на сумму начисленной заработной платы, осуществляется  начисление взносов на обязательные страхование.

Мемориальный ордер№6 «Накопительная ведомость по расчётам с разными кредиторами» №»409. Используется для учёта расчётов, которые учитывают на субсчёте №675 «Расчёты с другими дебиторами». Форма этой ведомости и порядок её заполнения аналогично порядку, составляется №408. При перенесении суммы оборотов из мемориального ордера №6. В книгу Журнал-Главная включает суммы операций на регистрационные счета, которые отображены в других мемориальных ордерах.

Мемориальный ордер№7 «Накопительная ведомость по расчётам в порядке плановых платежей» №410. Нужна для учёта расчётов по продуктам питания, медикаментов, которые осуществляются в порядке плановых платежей и учитывается на субсчёте №361 «Расчёты в порядке плановых платежей». Для учёта операций, которые осуществляются за счёт средств, специальных фондов открывают отдельный ордер. Остаток на коней месяца определяют отдельно.

Мемориальный ордер №8 «Накопительная ведомость по расчётам с подотчётными лицами» №386. Составляется ежемесячно линейно-позиционным способом. Для учёта расчётов с подотчётными лицами отрывают отдельный мемориальный ордер№8 такой же формы. Остаток определяется общей и отдельно по каждому подотчётному лицу. Сумма оборотов для записи в Журнал-главную книгу, не учитывают сумму операций движения средств в кассе, которые нашли отображение в Мемориальном ордере №1.

Мемориальный номер №9 «Накопительная ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов» №438 и Мемориальный ордер №10 «Накопительная ведомость о выбытии и перемещении МБП» №439. Используется для отображения кредитовых оборотов по счетам 10, 11, 12 и 22. Записи в них осуществляются на основании первичных документов.

Мемориальный ордер №11 «Сведение накопительных ведомостей про поступление продуктов питания» №98.

Мемориальный ордер №12 «Сведение накопительных ведомостей о расходе продуктов питания» ТФ №411. Составляется по кредитовым оборотам субсчёта №232. Составляется в тех случаях, когда учреждение составляет несколько накопительных ведомостей ни их расходы.

Журнал-это главная форма учёта, применяется в централизованных бухгалтериях учреждений образования, культуры, здравоохранения. Эта форма учёта во многом похожа с мемориально-ордерной, поэтому её часто считают разновидностью или упрощённым вариантом.

Существенное отличие Журнал-главной формы учёта, от мемориально-ордерной, заключается в совмещении хронологических и систематических записей на синтетических счетах. В одном процессе и в одном учётном регистре Журнал-главной ниже:

Журнал-Главная книга открывается записью остатков на начало отчётного периода, которые переносятся из вступительного баланса на счета учёта за прошлый и отчётный период. Следует помнить, что сумма остатков по дебету и по кредиту всех счетов, должна быть равной.

1. ∑СД= СКо

После начального сальдо записывают все хозяйственные операции оформленными мемориальными ордерами. Следует помнить, что по дебету всех счетов равняется оборотом по кредиту счетов.

2. ∑ОД1=ОК1

Такая же равность характерна и для итогов конечного сальдо.

3. ∑ СД1=СК1

Форма книги Журнал-Главная даёт возможность оперативно контролировать придерживаться правил принципа двойной записи по равности кредитовых и дебетовых оборотов и остаток на счетах и благодаря этому отказаться от ежемесячного составления ведомости по синтетическим счетам.

Аналитический учёт счетов с разными организациями и лицами может вестись по специальным карточкам по учёту расчётов, книгах контокоррентной формы или ведомостях.

Журнально-ордерная форма учёта применяется в высших учебных заведениях, научных организациях и другие. Она базируется на известных принципах построения журналов ордеров по кредитному принципу, совмещение хронологических и систематических записей. Дополнительные ведомости дают возможность совместить аналитический и синтетический учёт, что повышает оперативность учётного процесса.

Переход на новый план счетов т новую бюджетную классификацию обуславливает необходимость значительных перемен в корреспондирующих счетах так и в построении самих регистров.

Последовательное использование технических приёмов учёта, прежде всего ЕОМ вносит существенные изменения в технику и последовательность учётных записей. Появились машинно-ориентировочные формы бухгалтерского учёта в бюджетных организациях. Один из вариантов компьютерного учёта разрабатывает и внедряет ТОВ (Парус-сервис), обеспечивая пользователей пакетов прикладных программ комплексной автоматизацией бухгалтерского учёта в бюджетных учреждениях с выходом на баланс и другие формы отчётности, предусматривающие возможность внедрения автоматизированного учёта и другими организациями, ГКУ было разработано и утверждено типовые формы мемориальных ордеров(накопительных ведомостей) для ведения учёта