Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.
Архивный шифр — обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации.
Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения, номера единицы учета.
Характеристики архивного шифра:
1.Является цифровым учётным обозначением, наносится в левом нижнем углу единиц хранения на бумажных носителях в целях идентификации
2.Состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения
3.Архивный шифр документов на электронных носителях указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр является обязательным элементом описания контейнера электронного документа
Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации.
|
|
Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение № 28 Правил). Пример архивного шифра: Ф. 53. Оп. 3. Д. 148,
где «Ф. 53» - номер архивного фонда (присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение или проставляется по листу фонда); «Оп. 3» - номер описи дел; «Д. 148» - учетный номер единицы хранения (соответствует номеру в первой графе (№ п/п) описи дел организации (приложения № 23, 24 Правил).
Архивные шифры присваиваются единицам хранения после утверждения (согласования) годовых разделов описей дел ЭПК архивного учреждения и утверждения их руководителем организации, после чего наносятся чернилами в левом нижнем углу каждой единицы хранения (до этого архивный шифр проставляется карандашом - п. 4.27., Правил, раздел 3.2. Методических рекомендаций).
Понятие контейнера электронного документа.