Требования к документам, передаваемым в электронный архив

В архив организации электронные документы могут поступать:

- из информационных систем организации и размещаться для хранения на серверах (основном и рабочем) архива организации;

- на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем) и размещаться в помещениях для их хранения в соответствии с учетными документами архива.

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат - PDF/A-1.

Учётной единицей электронных архивных документов является единица хранения, именуемая контейнером электронного документа.

Электронные документы, подлежащие хранению, будут передаваться в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих их целостность по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации должна осуществляться в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Контейнер электронного документа будет представлять из себя zip-архив (сжатую zip-папку), включающую: - электронный документ в формате архивного хранения с приложениями и электронными подписями; - метаданные документа. В контейнер электронного документа, подлежащий передаче в архив организации, включаются: - файл электронного документа в формате архивного хранения; - файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа; - файлы электронных подписей; - файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи; - файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации), включающий: 1) метаданные - реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа. Состав архивного шифра электронного документа:

* номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов

* номер фонда, в состав которого включены электронные документы

* отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) — основной, (раб.) — рабочий

* номер описи электронных дел, документов. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Комплектование архива организации электронными документами включает:

– определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;

– определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;

– организацию передачи электронных документов в архив.

Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных

дел, включающих электронные документы в формате архивного хранения.

Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.

Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых электронные документы поступают в архив организации.

В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив организации осуществляется:

- конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;

- включение электронных документов в формате архивного хранения

в контейнеры электронных документов;

- создание описей электронных документов структурных подразделений.

В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив организации, включаются:

файл электронного документа в формате архивного хранения;

файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они

имеются и не включены в файл основного электронного документа;

файлы электронных подписей;

файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

файл метаданных электронного документа в формате XML7 (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации; XML (eXtensible Markup Language) – формат данных, используемый для описания содержимого документов), включающий: 1) метаданные - реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).

В информационной системе рассчитываются следующие параметры

контейнера электронного документа:

- объем электронного дела в Мб;

- контрольная сумма контейнера электронного дела.

В информационной системе формируется опись электронных документов структурного подразделения по установленной форме.

При приеме контейнера электронного документа в архив организации к

метаданным электронного документа добавляется присвоенный в архиве организации архивный шифр.

При приеме электронного дела в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива:

- формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации;

- запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.

Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

При передаче электронных документов в архив организации на обособленных материальных носителях проводится:

– проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов;

– запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем);

– проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

– составление в структурном подразделении описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив организации.

При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.

Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

– сокращенное название организации;

– сокращенное название структурного подразделения организации;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- отметка о статусе экземпляра электронного дела: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

- объем электронного дела в Мб;

- контрольная сумма электронного дела;

– дата записи электронных документов на носитель;

– при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

Для надлежащей подготовки документов в архив суда могут привлекаться специалисты отделов информатизации судов, которые осуществляют системное администрирование информационных систем, в том числе филиалов ФГБУ ИАЦ ГАС «Правосудие» в соответствующих субъектах Российской Федерации. Технические аспекты приема электронных документов, организации учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители информации могут устанавливаться, в том числе, локальными нормативными актами председателей судов и начальников управлений Судебного департамента в субъектах РФ. В контейнер электронного документа включаются как электронный документ в формате архивного хранения, так и метаданные документа, в том числе электронные подписи.

В настоящее время опыт работы судов по обработке электронных документов находится в стадии своего становления. Согласно положениям Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные (включая ЭП - сжатую zip-папку) (Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М.: ВНИИДАД, 2013; Согласно проекту стандарта ISO/IEC CD 21 320 – 1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology — Document Container File — Part 1: Core). Формат zip-архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http: //www.pkware.com/documents/ casestudies/ APPNOTE.TXT). Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело. Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах – основной и рабочий.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа

Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения на основе описей электронных дел структурных подразделений.

Первоочередной задачей архива организации является составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, в том числе электронных, с целью обеспечения их сохранности и последующей передачи в государственный (муниципальный) архив.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива организации и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе архива организации формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.