2020-05-21
833
Основное свойство электронного документа заключается в его аутентичности. Это означает, что он является тем, чем претендует быть. Синонимом термина «аутентичный электронный документ» признается термин «подлинный электронный документ». Достоверным является электронный документ, содержание пакета информации которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Для обеспечения достоверности электронного документа может применяться электронная подпись, или нотариальное удостоверение соответствия обязательных реквизитов объекта значимых данных описательной части пакета информации электронного документа в процессе обращения и хранения, согласованная экспертной комиссией организации или экспертно-проверочной комиссией государственного архива.
Целостность электронного документа определяется полнотой и неизменностью его пакета информации. Чтобы быть полезным длительное время, документ должен содержать всю необходимую информацию, а также метаданные. Пригодным для использования является электронный документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с управленческой деятельностью или операцией, в результате которой был произведен.
Основные требования к электронному документу как объекту информационного взаимодействия в социальной среде: - фиксированность – функциональное свойство электронного документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формата представления; - доступность – свойство электронного документа, состоящее в том, что его формат представления обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время; - целостность – свойство электронного документа, состоящее в том, что при любой его демонстрации заданные значения параметров формата представления соответствуют специфицированным требованиям; - легитимность – свойство электронного документа, состоящее в том, что формат его представления содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла технологий производства документа. Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области.
Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются.
Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.
При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.
По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации.
