Протокольные и этикетные вопросы организации и проведения переговоров

Основные рекомендации по процессу переговоров, исходя из их общей трехэтапности (подготовка, ведение, анализ после завершения).

При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя.

– Типичная ошибка для российских участников переговоров – слишком большой количественный состав делегаций;

– Делегация должна работать, как единая команда.

Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером: выразите всю заинтересованность от участия в переговорах, запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).

Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:

– уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т. д.?);

– место проведения переговоров;

– количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).

Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).

За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи.

 

Ведение. Рассадка:

– глава делегации садится в центре, напротив него – глава партнерской делегации;

– справа от главы – второе лицо в делегации, слева – переводчик.

Требования к характеру беседы:

– спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен, необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая;

– через 5–7 минут после начала подается чай, кофе;

– через час беседы чай, кофе предлагается вторично;

– по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).

 

Этапы ведения переговоров:

Первый этап – уточнение интересов, позиций, целей и т. д. участников переговоров. Но как бы хорошо ни была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

Второй этап – обсуждение позиций; главное на этом этапе аргументация предлагаемых решений. Задача второго этапа состоит в определении параметров будущего контракта, соглашения или договоренности. На этом этапе важно устранить разногласия по ключевым вопросам и добиться взаимоприемлемого для всех подхода к решению главной проблемы.

Третий этап – согласование позиций. На третьем, завершающем этапе, участники сосредотачивают внимание на выработке окончательных договоренностей по всему спектру вопросов будущего соглашения или контракта. На этой стадии переговоры ведутся особенно интенсивно и требуют активного участия специалистов и экспертов. Целесообразно сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако, прежде чем следовать ей, необходимо получить на это согласие партнера. На заключительном этапе стороны приступают к редактированию текста.

 

В ходе самих переговоров могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые потребуют дополнительных проработок статей контракта, а также определенной корректировки позиций. В таких случаях следует проявлять не только твердость, но и гибкость, готовность к взаимным уступкам и допустимым компромиссам. Разумеется, что искомый компромисс должен носить взаимоприемлемый и взаимовыгодный характер. Каждая сторона должна извлечь из компромисса определенную пользу. Уступка, способствующая прогрессу переговоров, всегда оправдана. Жесткий прямолинейный подход, исключающий компромиссы, не позволяет добиться положительных результатов при проведении переговоров.

Протокольные нормы переговорного процесса:

Нормы взаимности, время (окончательное решение приглашенной стороны.) время начала утренних переговоров – 10 часов, вечернее время – с 15 часов (длятся переговоры около 2 часов).

В формирование делегаций: количество членов делегации приходящих, должно быть равно с пригашающей стороны. Принцип равенства во всем!

Протокольные нормы, знакомства и представления: женщину представляют мужчины, старшего представляют младшие.

ПЕРВЫМ представляется «хозяин».

Главный гость, «хозяин» представляет команду,

Служебный транспорт: Самым почетным местом – место сзади справа, при этом «хозяин» располагается слева от гостя..

Если используется личный транспорт – самое почетное рядом с шофером.

 

Визит вежливости

В соответсвии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостем.

Протокольный визит вежливости длиться 20-30 минут

Через 5-7 минут можно подавать чай, кофе и т. д. Спиртное не подается!

Инициатива ведения беседы находится у принимающей стороны, инициатива ухода принадлежит гостям.

 

Сам процесс проведения переговоров.

 

На столе не должно быть ничего лишнего – только ручки, карандаши, блокноты для записей или чистые листы бумаги

Количество необходимых документов должно соответствовать количеству участников встречи

Не лишним будут представительские таблички

На столе также ставятся бутылки с минеральной и фруктовой водой, стаканы

Стол для переговоров нужно украсить цветами в низких вазах

Рассадка

Беседа, визит вежливости: позиция углового расположения.

Двусторонние переговоры– командно-президентская рассадка: конкурирующая / оборонительная позиция.

Кофе–брейк: перерыв на чашечку кофе. 2 формы – непосредственно за стол переговоров и фуршетный кофе. Это непродолжительное мероприятие, необходимый момент приятного отдыха в ходе серьезных деловых переговоров, совещаний, семинаров, а также важный подпункт в сценарии различных корпоративных мероприятий.

Цель - подкрепиться и немого отдохнуть.

Меню кофе-брейка составляется с учетом временных ограничений. Это, конечно, ароматный кофе, ассортимент чая, различная выпечка – сдобные булочки, пирожки с начинкой в ассортименте, бутерброды, сандвичи, канапе, тосты, десерты и фрукты.

Рабочий язык переговоров. Переговоры ведутся на языке одной из сторон  Как правило на языке принимающей стороны или третьей стороны. На нем пишется протокол, оформляются все документы. Переговорными языками являются английский, арабский, испанский, китайский, русский, французский. Немецкий язык используют только для документации.

Анализ переговоров после их завершения:

– что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

– какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;

– что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;

– какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;

– каково было поведение партнера на переговорах;

– какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.

Целесообразно: по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.

Выполнение договоренностей:

– в случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).

Внимание: в зависимости от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности, зависят не только ваши отношения с данным партнером, но и репутация в целом.