Правила написания делового письма

В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.

Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке.

Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма. Это может быть приглашение на семинар, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие вас написать деловое письмо.

После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».

К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.

Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

· минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;

· если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;

· отдельно нумеруется каждое приложение;

· в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);

· в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;

· в левом нижнем углу – ваша должность, фамилия с инициалами и подпись;

· обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Несколько практических советов:

· используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;

· чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;

· не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;

· избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;

· пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;

· избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;

проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Дискуссия: