Протокол договора № 66 от 14.09.2010г

Содержание договорной работы.

Положения о договорной работе.

Локальный акт, регулирующий порядок ведения договорной работы в организации

Могут выступать:

-стандарты ведения договорной работы (например, в холдингах)

- положения о договорной работе

- разделы в соответствующих положениях о структурных подразделений.

- приказ об организации договорной работы.

Помимо общих положений связанных с механизмом заключения, изменения, расторжения договора, должно быть и определено:

1. Полномочия органов управления, структурных подразделений в сфере заключения договоров. Они должны соотносится с учредительными документами и иными л/п/а.

2. Должны быть определены договоры, которые заключаются исключительно единоличным органом и в том числе высшим органом.

3. Обычно отдельно указываются полномочия по заключению договоров связанных с распоряжением недвижимого имущества, с залогом, с гарантией, с поручительством, с кредитами.

4. Должна быть распределена компетенция м/у руководителем организации и его заместителями, при этом необходимо определить виды договоров, в отношении которого руководитель вправе выдавать доверенности.

5. Должны быть определены службы, д/ж лица, ответственные за оформление/ регистрацию/ учет /хранения договоров, документации.

6. Должен быть опреден порядок и срок,, как исходящей, так и поступающей договорной документации.

7. д/б определены службы и д/ж лица, осуществляющие контроль за исполнением договора.

Положение утверждается руководителем организации, в рамках текущей хозяйственной деятельности, или высшими органами управления, в соответствии с уставом.

Вначале вырабатывается система договорного регулирования по вопросам деятельности организации (если это оптовая организация – закупка и поставка, если строительная - поставки оборудования, договор подряда).

Этапы:

Этап 1. преддоговорные контакты сторон (оферта).

На этом этапе осуществляется проработка заказов потребителей, проработка извещений о прикреплении покупателей к поставщикам (ст. 529 ГК – особые поставки для государственных нужд). Результаты контактов на том этапе могут оформляться предварительным договором, либо протоколом о намериваниях (широко используется в наше время! Протокол не должен содержать обязательственных формулировок (ведь это не предварительный договор, используется мошенниками в этом случае). По правде там должно говориться о:Стороны согласны сотрудничать, организационные вопросы и что организации выпускают на сотрудничество свои службы.

На этом этапе происходит оспаривание извещений о прикреплении поставщиков, порядок оспаривания должен определяться государственным контрактом.

Этап 2. Выбор способа вступления в договорные отношения.

Основной способ - подписание сторонами единого документа.

Необходимо во всех случаях:

1. Если заключаем договора на поставку продукции индивидуального производства.

2. Если заключаем договор на поставку товаров сложного ассортимента.

3. Если заключаем договор на длительный срок.

При заключении договора иным способом: путем обмена письмами, факсимильной связью, электронной почтой, необходимо исходить из того, что не всегда данные документы являются доказательством заключения договора. При факсимильной, электронной связи, о таком способе заключения договора стороны должны прийти к соглашению по предварительном письменном согласии.

По договору, который хотя бы для одной из сторон обязателен, каждый из сторон вправе требовать его путем подписание документа.

3 этап. Оформление договорной работы.

Существуют 2 порядка заключения договора:

1. Порядок в обязательном порядке – ст. 425 ГК РФ, ст. 529 ГК РФ.

Если сторона, для которой заключение договора обязательна, а другая сторона отказывается или уклоняется, то та сторона обращается в суд с иском о понуждении к исполнению договора, при этом соответствующему исковому сообщению должен прилагаться проект договора, на условиях которого будет заключен договор по решению суда.

2. Порядок заключения договора в инициативном порядке глава 28 ГК РФ.

В случае возникновения разногласий, при заключении договора в инициативном порядке, их урегулирование производится способами:

- (с точки зрения лектора хороший вариант) подготовка своего проекта договора.

- подготовка протокола разногласий (по мнению лектора не целесообразно), при этом сам проект договора не подписывается, оформляется табличкой.

№	Редакция 1 сторона (РП)	Редакция 2 сторона - мы (РП1)	Примечание
П.41 договора	По тексту договора	Изложить п.41 «в следующей редакцией», дополнить п. 41….

- подготовка дополнительного соглашения к проекту договора (такое соглашение подписывается одновременно с договором с соответствующей оговоркой).

- подготовка протокола урегулирования разногласий оформляется по итогам проведения переговоров сторон, при условии ранее высланного протокола разногласия сторон.

- заключение сторонами соглашения, о возможности передачи спора по условиям договора в Арбитражный суд (к исковому заявлению прилагаются проект договора, а также документы, фиксирующие возникновения разногласий).

При завершении в суде дела о преддоговорному спору Юридическая служба передает в ведущую службу решение суда для приобщения к договору.

При необходимости ведущая служба подготавливает информационный экземпляр договора в тексте, которого вносятся все изменения принятые сторонами и утвержденные судом.

В организационном плане при оформлении договора имеется в виду (нюансы):

Проект договора заключается в количестве не менее 3 экземпляров (Третий в целях самозащиты, хранится у нотариуса - указывает Ф.И.О и адрес нахождения, очень редко используется в РФ) или остается у подготовившей стороны и который визируется всеми участвующими, визируемыми с указанием даты (внутренний контрольный акт организации), следовательно, кроме того, целесообразно осуществлять визирование на отдельном листе согласования, форму разрабатывает сама организация.

При возникновении разногласий соотв. Структурного подразделения подготавливает служебную записку с изложениями приемлемых условий в конкретной редакции.

Проект договора при необходимости выносится на обсуждение всеми заинтересованными подразделениями.

4 Этап. Изменение, исполнение, расторжение договора (глава 29 ГК РФ, ст. 450, 451).

Порядок изменения или расторжения договора предусмотрен гл.29 ГК (ст.450, 451).

1 случай - Если возможность изменения и расторжения договора в связи с возникновением каких-либо условий предусмотрена договором.

2 случай – Это существенное нарушение другой стороной договора. Обычно стороны предусматривают последствия нарушения.

3 случай – существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора.

4 случай – иные случая, предусмотренные договором и законодательством.

Основные принципы:

- наличие в договоре, конкретных условий, которые являются основанием для изменения и расторжения договора.

- наличие в договоре механизма одностороннего изменения или расторжение договора (п. 3 ст. 450).

- необходимо наличие в договоре условий о последствиях изменения/ расторжения договора.

- обращение в суд с иском об изменении и расторжении договора возможно только после принятия мер досудебного регулирования (30 дней или в соотв. С договором)

Порядок рассмотрения и визирования договоров, подписанных руководителями организации.

Все предложения контрагентов о заключении договора, проекта договоров регистрируются канцелярией и передается руководству.

Служебные записки руководителей структурных подразделений с обоснованием необходимости заключения договора также предварительно направляется руководителю. Решение о целесообразности заключения договора принимает руководитель организации, либо заместитель по соответствующей сфере деятельности.

Проект договора (подписанный контрагентом договор) с визой начальника соответствующего структурного подразделения ведущего данный вид договоров поступают в договорной отдел.

К проекту договора прилагаются следующие документы контрагента:

свидетельство о государственной регистрации

учредительные документы

документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего договор (доверенность, копия об избрании – например - протокол)

лицензия, если деятельность подлежит лицензированию.

Справка о движении денежных средств по счетам контрагента (за последние 3 мес.).

При отсутствии готового проекта договора, начальник (руководитель) соответственного структурного подразделения, ведущего договорами, подает в договорной отдел служебную записку с визой руководства о необходимости подготовить проект договора.

Как правило, виза руководителя соответствующего структурного подразделения на проекте договора ставится на лицевой стороне последнего места экземпляра договора.

Помимо этого возможно проставление виз соответствующих служб в месте согласования (тогда на самом договоре ничего не проставляется).

Соответствующий проект договора в обязательном порядке должен пройти согласование со следующими службами:

• Планово-экономический отдел. Данный отдел определяет источник финансирования, себестоимость, прибыль, иные источники. Плановый отдел согласовывает методы индексирования цен по договору, а также основные планово-экономические показатели
• Бухгалтерия. Готовит проект договора с т.з. обоснованности его в части бух/учета, определяет счета для отнесения затрат, а также возможные налоговые последствия сделки.
• Отдел финансового планирования и организации. Оценивает возможность финансирования договора, уточняет объем и сроки платежей и планирует их по бюджету расходов.
• Юридическая служба определяет правоспособность заключения договора, условия необходимые для заключения договора, рассматривает вопросы применения мер ответственности.

Подлинник проекта договора с пакетом сопроводительных документов должен находиться в договорном отделе в целях проверки документов и проведения правовой экспертизы договора.

При наличии замечаний по проекту договора возможны варианты:

1. проект договора возвращается подразделению, ведущему договор для устранения замечаний, урегулированию вопросов с контрагентом.
2. договорной отдел на основании соответствующих замечаний готовит совместно с подразделением, ведущем договором, протокол разногласий, либо дополнительной соглашение, которое подлежит визированию всеми необходимыми службами.
3. после поучения всех визированных договоров документация направляется на подпись руководителю.