Корпоративная сеть

Корпоративная сеть, ее часто называют внутренняя сеть, но являющаяся глобальной, т.к. соединяет удаленные на большие расстояния компьютеры. Корпоративная сеть создается, как правило, для крупного предприятия, имеющего отделения и филиалы зачастую находящиеся в разных регионах. Это частная сеть, доступная только сотрудникам данной организации. Чтобы создать интрасеть, требуются те же аппаратные и программные решения, что и для Интернета.

Интрасети быстро завоевывают признание как недорогой и высокоэффективный способ совместного использования информации в рамках автономной сети.

Создание корпоративной автоматизированной информационной системы, как правило, преследует следующие основные цели:

- создание единого информационного пространства и коммуника­ционных каналов, связывающих различные территориально распреде­ленные подразделения организации;

- сокращение времени, необходимого на прохождение информа­ции, требующейся на принятие решений;

- введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;

- автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников и подразделений путем внедрения специализированных приложений и средств поддержки совместной работы;

- создание инфраструктуры управления корпоративными знаниями.

Построение такой корпоративной системы должно соответствовать следующим основополагающим принципам:

- способность информационной системы функционально реорганизовать деловой процесс и стимулировать эффективную совместную работу сотрудников и подразделений;

- гибкость системы и возможность оперативного внесения изменений;

- возможность автоматизировать одновременно работу большого количества функционально различных подразделений внутри организации, а также обеспечить взаимодействие с внешними организациями, с которыми имеются деловые отношения;

- обеспечение полноценных функциональных возможностей и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудникам территориально удаленных подразделений;

- возможность полнофункциональной работы с информацией как в локальной сети, так и в режиме удаленного доступа;

- администрирование системы на основе централизации, а также возможность делегирования полномочий в подразделения;

- обеспечение возврата инвестиций, вложенных в информацион­ные технологии.

Повышение продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в следующем:

- уменьшение времени, которое тратится на поиски нужной информации;

- исключение работ с устаревшими или ошибочными данными;

- возможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса.

Фактически, чем крупнее организация и чем большее количество подразделений она имеет, тем более насущной для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.

Корпоративная АИС обеспечивает сглаживание информационных барьеров, существующих между подразделениями в силу их функци­ональной специализации или территориальной разбросанности. Корпоративная электронная почта и распределенные обще­корпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечивает возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволяет создавать

временные творческие коллективы (ВТК) из сотрудников разных подразделений, объединенные единым проектом.

Например, в процессе заключения срочного контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов поставок и сбыта, секретариата и канцелярии и т.д., и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый проект.

Особой задачей корпоративной АИС является обеспечение взаимодействия и обмена информацией с внешними организациями, например, обеспечение деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее недели, в действительности требует всего нескольких часов на принятие реального решения. Остальное время расходуется, на поиск нужных данных, задержки в пересылке информации для утверждения на каком-либо уровне иерархии. Обеспечение доступа партнеров к необходимой им корпоративной информации и обеспече­ние их средствами коммуникаций для повседневного взаимодействия повышает вероятность успешного и быстрого выполнения деловых операций.

Функции корпоративной автоматизированной информационной системы можно условно разбить на три группы:

- базовые услуги средств коммуникаций и электронной почты;

- информационно-справочные услуги (базы данных коллектив­ного доступа и системы управления корпоративными знаниями);

- автоматизация функций управления корпорацией.

К базовым средствам коммуникаций относится прежде всего общекорпоративная электронная почта. Электронная почта обеспечи­вает не только средства для пересылки документов и информации между сотрудниками внутри организации, независимо от их территориального расположения, но также предоставляет шлюзы к внешним почтовым системам и глобальным сетям, факсимильную связь через факс-серверы, позволяющую передавать и получать факсы сотруднику непосредственно с его рабочего места.

Общекорпоративная электронная почта обеспечивает выполнение следующих задач:

- персональный и групповой почтовый обмен сообщениями и документами непосредственно из среды настольных приложений (например, продукты Microsoft Office или Lotus SmartSuite);

- идентификация пользователей системы, электронная подпись и шифрование отправляемой корреспонденции;

-обмен по почте документами из баз данных в ручном и автоматическом режиме; полнотекстовый поиск в почтовой базе данных;

- гипертекстовые связи с другими письмами и документами из других баз данных;

- использование любых объектов (текст, файл, картинка,) в письме;

- автоматическая обработка принимаемой и отправляемой корреспонденции.

Корпоративная АИС должна также обеспечивать полнофункци­ональную работу пользователя со своего клиентского места с World Wide Web, позволяя просматривать различные страницы узлов WWW, a также публиковать свои страницы в этой сети. В частности, пользователи получают следующие возможности:

- создание, редактирование и удаление документов в соответствии с заданными правами доступа;

- использование приложений дискуссионного типа (теле­конференций);

- возможность доступа к приложениям, автоматизирующим деловые процедуры;

- использование средств безопасности и разграничения доступа, распространяющиеся до уровня отдельных полей и документов.

Основой информационного обеспечения корпоративной АИС являются базы данных коллективного доступа и корпоративные базы знаний. Для эффективного обеспечения информационно-справочных услуг в АИС включаются технологии, которые обеспечивают быстрые средства создания справочных баз данных самого разнообразного информационного наполнения, способных хранить разнородную информацию:

- документы, подготовленные с помощью текстовых редакторов;

- отсканированные образы документов и другие изображения;

- электронные таблицы и т.д.

Совместный доступ к этим базам данных обеспечивается для всех сотрудников, независимо от их территориального расположения. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д.

Решения по управлению знаниями создают своеобразную "корпоративную память", которая собирает знания и распространяет их при помощи технологий групповой работы. В результате компании тратят меньше времени и денег на решение повседневных вопросов.

Средства автоматизации деловых процессов обеспечивают работу/ с документами (отслеживание авторов, редакторов, прав доступа,' средства маршрутизации, электронная подпись и т.д.) и совместно с i доступом к базам данных коллективного доступа и электронной почтой создают универсальную среду автоматизации документооборота и деловых процедур. Если определенные деловые процедуры должны выполняться в соответствии со строго определенными правилам, этот ' порядок и правила должны быть встроены и реализованы в информационную систему.

Системы автоматизации деловых процессов представляют собой специально разработанные базы данных. Конкретный набор приложений автоматизации деловых процессов и документооборота уточняется на этапе проектирования системы для конкретного заказчика.