Последовательность шагов выполнения процедуры. Регистрация проблемы. При возникновении проблем с каким-либо проектным результатом персоналом проекта заполняется отчет по проблемам

Регистрация проблемы. При возникновении проблем с каким-либо проектным результатом персоналом проекта заполняется отчет по проблемам, который затем представляется на рассмотрение администратору проекта. Администратор проекта включает проблему со статусом «открыта» в журнал отчетов по проблемам и присваивает ей учетный номер. Администратор проекта передает отчет по проблемам менеджеру проекта для обзора.

Исследование проблемы. Менеджер проекта делает обзор и определяет, представляет ли зарегистрированная проблема реальную проблему. Если выясняется, что это спорный вопрос, требующий решения заказчика, или изменение в области применения, то поднимается спорный вопрос или запрос на изменение. Проблема закрывается со статусом «нет действий» со ссылкой на учетный номер спорного вопроса или запроса на изменение. В ином случае менеджер проекта поручает члену команды проекта исследовать проблему. Менеджер проекта также устанавливает приоритет для проблемы и изменяет ее статус на «поручена».

Исследователь идентифицирует подвергаемые воздействию элементы конфигурации. Также дается оценка того, что может произойти, если проблема не будет зафиксирована. Исследователь предлагает одно или несколько решений проблемы и дает оценку затрат по каждому из решений. Результаты исследования записываются в отчет по проблемам и представляются менеджеру проекта для обзора. Может быть признано необходимым выполнить дополнительные исследования и обзоры для получения результатов, удовлетворяющих менеджера проекта.

Решение проблемы. Менеджер проекта предпринимает одно из следующих действий, основанных на результатах исследования:

1) рекомендует не предпринимать никаких действий. В этом случае в отчет по проблемам заносится объяснение и менеджер проекта должен подписать отчет со статусом проблемы «нет действий»;

2) утверждает рекомендуемое решение. Это утверждение должно быть отражено в отчете по проблемам, статус проблемы при этом меняется на «принята к решению». Менеджер проекта должен обсудить решение с заказчиком, даже если это решение не влияет на затраты, и для отчета по проблемам не требуется утверждения заказчика. В случае необходимости заказчик также подписывает отчет по проблемам.

Передача проблемы для утверждения. Если решение требует утверждения/координации со стороны других представителей заказчика, то проблема передается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже. Такая передача (эскалация) должна быть четко отражена в истории обзора и отчете по проблемам (табл. 9.4). Если соответствующий руководитель утверждает проблему, то она возвращается к менеджеру проекта для реализации.

Уточнение проблемы. Как только отчет по проблемам утверждается, начинается реализация решения. Отчет передается соответствующему члену команды проекта для проведения корректирующих действий. По завершении этих действий отчет тестируется (или проверяется) членом команды или организацией, обозначенными в разделе «Организация, роли и ответственность» этого документа, после чего в отчете фиксируется завершение корректирующих действий. Затем отчет передается администратору проекта. Администратор проекта меняет статус проблемы в журнале отчетов по проблемам на «закрыта» и сохраняет отчет в виде файла в библиотеке проекта. На совещаниях по проекту журнал проверяется на предмет отслеживания еще не закрытых проблем.