2015-03-08
267
Ниже приводится описание информации, которая необходима в качестве вводной для процедуры «мониторинг и отчетность состояния проекта» или которая формируется в качестве результата проведения данной процедуры.
Менеджер проекта со стороны исполнителя ежемесячно подготавливает отчет о состоянии проекта для совещаний и внутренний отчет о состоянии проекта для исполнителя, включающий также описание финансовых аспектов. Бюллетень о состоянии работ представляет собой набор количественных характеристик, подготавливаемый по какому-либо аспекту проекта. Этот бюллетень формируется на основании данных рабочего или финансового планов. Отчеты о посещении рабочих мест формируются на регулярной основе всеми специалистами, посещающими рабочие места, и представляются менеджеру проекта или координатору. Затем отчеты объединяются, а нерешенные спорные вопросы обсуждаются на совещаниях, проводимых на соответствующих рабочих местах, и сохраняются в журнале спорных вопросов (если этом есть необходимость).
Все совещания по проекту протоколируются в обязательном порядке. В протоколе совещания должна быть представлена в письменном виде краткая информация о месте встречи, присутствующих, обсуждаемых вопросах, пунктах действий и решениях, принятых на совещании. В протоколах всех описанных выше совещаний должны быть зафиксированы пункты действий, которые необходимо реализовать. На последующих совещаниях администратор проекта контролирует выполнение данных пунктов. Выполнение пунктов действий регистрируется в библиотеке проекта. При проведении обзоров по проекту выявляются риски и спорные вопросы.
Администратор проекта регистрирует каждый новый риск и спорный вопрос в форме «Риски и спорные вопросы», и затем запускается процедура управления рисками и спорными вопросами.
Обсуждение открытых спорных вопросов и рисков в обзорах фиксируется в соответствующих форме и журнале администратора проекта или кем-либо из присутствующих на совещании.
