Процедура. Для контроля за изменениями, возникающими в процессе выполнения проекта в области применения проекта и базовых установках

Для контроля за изменениями, возникающими в процессе выполнения проекта в области применения проекта и базовых установках, предусмотрена процедура контроля изменений. Цель процедуры контроля изменений – установить, как контролируются изменения в основных положениях проекта, включая изменения в области применения. Эта процедура структурирует и направляет действия менеджмента на своевременное решение вопросов по таким изменениям. Кроме того, данная процедура предоставляет исполнителю и заказчику возможность анализа и согласования изменений, которые обе стороны считают важными для успеха проекта. Существенным для проекта является то, что исполнитель и заказчик вместе осознают выгоду и затраты, связанные с каждым изменением, – это поможет принять наиболее рациональное решение.

Предметом рассмотрения данной процедуры являются любые модификации или отклонения от согласованной функциональности или изменения во времени и стоимости по сравнению с указанными в договоре. Запросы на изменение могут инициировать исполнитель и заказчик в любое время, когда возникла такая потребность. Достижение соглашения по запросу на изменение означает соглашение на изменение общей стоимости, функциональности или временных рамок проекта. Исполнитель информирует заказчика, когда, по его мнению, запрос на изменение, требующий внесения правок в договорные обязательства, должен быть реализован. В таких случаях исполнитель представляет на рассмотрение формальное предложение об изменении для принятия его заказчиком и, если предложение принимается, инициирует изменение в договоре. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет запросов на изменение в соответствующих форме и журнале. Информация по этим вопросам предоставляется специально назначенным членам команды проекта. Форма «Запрос на изменение» возвращается администратору проекта для сохранения в виде файла в библиотеке проекта после того, как изменение утверждено или, наоборот, никаких действий не предпринималось, а в журнале запросов на изменение указывается окончательное состояние запроса. Информация о запросе на изменение представляется в следующем виде:

• источник – фамилия, имя и отчество автора, дата, учетный номер, функциональная область, этап проекта, инициатор изменения (запрос заказчика или нет), подробное описание изменения (описание причин возникновения изменений, влияние предлагаемых изменений, к чему может привести невыполнение предлагаемых изменений);

• текущее состояние (корректируется в случае необходимости) — приоритет (критичный/высокий/средний/низкий), категория (специфическая для проекта классификация запросов на изменение), кому поручено, требуемая дата решения, статус (табл. 9.5);

• исследование – когда должно быть завершено исследование (конкретная дата), связанные запросы, на что воздействует, что обнаружено и рекомендации, связанные спорные вопросы, связанные документы, воздействие на бизнес, воздействие на аппаратные средства, общая оценка воздействия (затраты времени, стоимость и план) и (необязательно) для каждой задачи, которую затрагивает изменение (затраты времени, стоимость и график);

• решение – возможные действия (список изменений, где перечисляются изменения элементов конфигурации — процессов, функций, сущности, таблиц/просмотров, модулей, документаций и т.д., — необходимые для реализации рекомендуемого решения), общее фактическое воздействие (затраты времени, стоимость и план) и (необязательно) для каждой задачи, которую затрагивает изменение (затраты времени, стоимость и график);

• утверждение – «принято» (исполнителем) с указанием даты, «принято» (заказчиком) с указанием даты, кем проверено завершение, дата завершения.