Последовательность шагов выполнения процедуры. Данная процедура охватывает отдельные этапы управления проектом

Данная процедура охватывает отдельные этапы управления проектом.

Планирование проекта. Начальный вариант рабочего плана проекта подготавливается на стадии запуска проекта и представляет собой набор начальных базовых данных, которые включают все задачи, результаты, промежуточные итоги, зависимости, роли, а также даты начала и окончания выполнения задач, установленные, исходя из объема ресурсов для каждой роли. В рабочем плане должно быть указано распределение ресурсов с детализацией количества человеко-часов или человеко-дней, запланированных по первому этапу.

Контроль этапа. По ходу проекта информация о задачах и ресурсах должна регулярно корректироваться. Должны быть указаны: реальное время, затраченное на выполнение задач, реальные ресурсы, которые были задействованы, оценка по ресурсам для завершения выполнения задач. Дополнительные, незапланированные задачи вносятся в рабочий план в любой момент времени или в те моменты, когда производится ввод фактических данных.

Значительные изменения рабочего плана могут утверждаться заказчиком. К значительным изменениям относят изменения в договоре, оплате или графике проекта. Любое утверждение изменений в рабочем плане означает изменение в базовых данных проекта.

Ввод фактических данных и постановка задач. Регистрация фактических данных происходит еженедельно с использованием формы «Отчет о работе». Затем эти данные помещаются в рабочий план. Регистрация времени производится как для плановых задач, так и для внеплановых.

Плановая задача – это задача из рабочего плана с установленными ресурсами. Внеплановая задача – это задача, которая или отсутствует в рабочем плане, или для выполнения которой не установлены ресурсы. Плановые задачи фиксируются для каждого члена команды проекта в форме «Отчет о работе» с кодами, соответствующими этим задачам. Менеджер проекта ответственен за уникальность и соответствие кодов задачам из рабочего плана. Внеплановые задачи заносятся в отчеты о работе с указанием или без указания кода задачи.

Если код не указан, то это означает, что такой задачи в рабочем плане нет. Для того чтобы включить новую задачу в рабочий план, менеджер проекта должен присвоить ей код и установить объем ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Если код указан, то в рабочий план вносятся изменения в соответствии с указанными ресурсами и введенными фактическими данными. Все внеплановые задачи по проекту, собранные за неделю, менеджер проекта включает в список дополнительных задач (с указанием кода). Затем этот список или новая копия текущего рабочего плана рассылаются руководителям проекта. После этой процедуры внеплановые задачи могут включаться в отчеты о работе, подготавливаемые на следующую неделю.

Оценка затрат и отчетность о состоянии работ. Оценка затрат времени по выполнению отдельных задач регистрируется еженедельно каждым членом команды проекта в отчете о работе. Оценка ресурсов, необходимых для выполнения задач заносится в рабочий план. Менеджер проекта, координатор проекта и руководители групп рассматривают эти оценки, а также соответствующие даты начала/окончания выполнения задач и в случае необходимости вносят в них коррективы. Состояние работ документируется и обсуждается на совещаниях, посвященных состоянию проекта.

Еженедельно подготавливается бюллетень о состоянии работ для включения в отчет о состоянии проекта, как это предусмотрено процессом «контроль и отчетность».

КОНТРОЛЬ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА