2015-03-07
624
Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.
В таблице № 14 приведен график документооборота.
Таблица № 14
УТВЕРЖДЕН
приказом от _______________ 20___г.
График документооборота № ___________
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | |
Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.
Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформлением документов.
Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует и подразделения объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.
