Схема документооборота

Схема 24 Документооборот

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право, в соответствии с положением об оформлении бухгалтерских документов. Устанавливается определенный регламент по их заполнению. Бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа:

- формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение всех реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

- арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

- проверка документов по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, давших разрешение на проведение данной операции;

б) таксировка документов предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

в) группировка показателей и их запись в соответствующие бухгалтерские документы.

Для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, при их составлении необходимо соблюдать следующие требования:

1) заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

2) строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3) точно и ясно излагать содержание документа;

4) четко и разборчиво писать текст и цифры;

5) незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6) сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7) снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

При хранении бухгалтерских документов следует соблюдать требования ряда нормативных документов, таких как:

- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13;

- - Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждении, организации и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

- - Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38' (далее по тексту -Перечень-2001);

- Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Минфином СССР от 08.03.1960 № 63 (разд. XIV "Хранение документов и учетных регистров")";

- Перечень документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63'" (далее - Перечень-2003).