2015-03-07
1071
В настоящее время следует учитывать сроки хранения, закрепленные в двух перечнях - 2001-го и 2003 г., поэтому ниже в таблице представим их объединенный вариант:
| Наименование документов по бухгалтерскому учету и отчетности | Основание (статьи перечней) |
| Документы постоянного срока хранения | |
| Годовые отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним | 452.1 Перечня- 2001 |
| Годовые отчеты о выполнении планов финансирования (исполнении финансовых смет) и документы к ним | 453.1 Перечня-2001 |
| Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов финансово-хозяйственной деятельности | 454 Перечня-2001 |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним | 457 Перечня-2001 |
| Документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств (протоколы, акты, отчеты) | 458 Перечня-2001 |
| Паспорта зданий и сооружений | 475 Перечня-2001 |
| Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов, долгосрочных финансовых вложений | 489 Перечня-2001 |
| Книги регистрации открытых лицевых счетов аналитического учета | 495 Перечня-2001 |
| Мемориальные документы по уставному и резервному фондам, долгосрочным финансовым вложениям | 496 Перечня-2001 |
| Документы сроком хранения 75 лет | |
| Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы | 473 Перечня-2001 |
| Расчетно-платежные ведомости по заработной плате хранятся 75 лет при отсутствии лицевых счетов | 464 Перечня-2001 |
| Лицевые счета по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета) | 492 Перечня-2001 |
| Мемориальные и кассовые документы по вкладам граждан (75 лет после закрытия счета) | 498 Перечня-2001 |
| Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью гражданина (приказы, распоряжения, постановления суда, заявления и др.) | 517 Перечня-2001 |
Все исполненные учетные документы соответствующим образом подбирают, переплетают в пачки и передают для хранения в архив бухгалтерии.
Ответственность за организацию бухгалтерского архива и сохранность находящихся в нем документальных материалов несет главный бухгалтер объединения (предприятия).
Помещение архива должно быть изолированным, обеспечено противопожарными средствами и оборудовано стеллажами и другим необходимым инвентарем.
Хранение учетных документов в архиве имеет целью обеспечить их целостность и сохранность в течение установленных сроков, а также возможность пользования ими при проведении документальных ревизий, для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности, наведения различных справок и в других необходимых случаях. Поэтому подбор документов для хранения и размещение их в архиве осуществляются так, чтобы в случае надобности нужный документ был быстро найден.
Обычно для хранения документы группируют по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.д.), а затем подбирают в хронологическом порядке и переплетают в папки.
На порядок подбора и хранения учетных документов оказывает влияние и применяемая форма бухгалтерского учета. Например, при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета первичные документы, на основании которых осуществлены записи в учетные регистры (журналы-ордера и ведомости), хранятся отдельно от них. Они подбираются в папки по наименованиям и номерам журналов-ордеров, а внутри папок располагаются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости.
Журналы- ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых отдельно для каждого журнала-ордера или ведомости на год.
Выдача дел с документами из бухгалтерского архива в другие отделы данного объединения (предприятия) производится по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится по их письменному запросу с разрешения руководителя объединения (предприятия). На место изъятого документа помещается его копия с указанием основания и даты изъятия подлинника или составляется специальный акт с перечислением изъятых документов.
Пропажа документов из бухгалтерского архива оформляется актом. О факте пропажи делается сообщение соответствующим органам.
