2015-05-15
460
Таблица 1
| № п/п | Проблема | Описание |
| Документов слишком много | Паскаль однажды сказал: "Это письмо получилось длиннее, чем обычно, потому что у меня не было времени сделать его короче". Эта цитата подходит к большинству процессов и процедур. Документация по процессу должна быть краткой, чёткой и удобной для использования | |
| Недостаточно иллюстраций | Документация по процессу должна иметь больше иллюстраций, поскольку они заменяют тысячу слов. Хорошая документация по процессу должна представлять собой объединение иллюстраций и слов. | |
| Документация плохо структурирована | Нарушены принципы четкого построения документации на процессы и процедуры, как разделение на части и последовательность изложения; стиль письма | |
| Документы не разделены на части | Документация по процессу – это не роман, она не рассчитана на восприятие только в последовательном изложении. Когда ее читают от начала до конца. Документация по процессу – это ссылочный документ, который предназначен для выборочного использования. Наличие промежуточных заголовков очень важно, потому что позволяет пользователям быстро находить нужную информацию |
В настоящее время существует много способов описания процессов. Каждая организация выбирает наиболее подходящий для себя способ. Процессы могут быть представлены в виде блок-схем (алгоритмов), таблиц, диаграмм, матриц и т.д. Также они могут быть описаны с помощью специальных программ, например IDEF моделирование.
|
|
|
Чтобы определить какой из этих способов наиболее полно описывает процесс, необходимо произвести сравнительный анализ вышеизложенных способов (см. таблицу 2).
Таблица 2 – Сравнительный анализ форм представления процесса
| Блок-схема | Таблица | |
| Положительные стороны | Достаточно удобна для пошагового рассмотрения процесса, когда необходимо выделить подпроцессы | Является достаточно наглядной и включает практически всю необходимую информацию о процессе, что облегчает работу по его изучению |
| Отрицательные стороны | Отсутствует информация о входах и выходах процесса, а также кто является ответственным за процесс и кто его исполняет | Не хватает некоторой информации о процессе: ресурсы, поставщики, потребители, методы обеспечения результативности и эффективности процесса |
Каждый из рассмотренных способов имеет свои положительные и отрицательные стороны. Для наиболее эффективного и полного описания процесса следует применять различные методы описания в комплексе.
Четвертый этап: документирование СМК
Структура документации СМК состоит из следующих уровней:
|
|
|
а) "Нулевой цикл" образует правовая документация (лицензионные документы, распоряжения вышестоящих организаций, постановления Правительства РБ, законы РБ);
б) "Базовый уровень" образует документация по обеспечению качества (внутренние технические документы, внутренние нормативные документы, внешние нормативные документы, методические документы, документы по стратегическому и оперативному планированию, организационно-распоряди-тельные документы);
в) Документация по подтверждению качества (записи);
г) Документация по управлению на основе качества (рабочие инструкции исполнителей, документированные процедуры (среди которых шесть обязательных), руководство по качеству, политика и цели в области качества).
Пятый этап: внедрение СМК
Внедрение СМК подразумевает проведение внутренних аудитов системы, а также выполнение корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих в конечном счете повысить результативность процессов.
В организации следует разработать и внедрить Процедуру (Порядок) организации и проведения внутренних проверок деятельности структурных подразделений, которая позволит обеспечить качество управления программой проверки, а также стандартизировать деятельность по проведению аудитов.
Следует отметить, что проводить аудит СМК должна группа аудиторов, которая имеет соответствующий сертификат аудитора СМК. Это очень важно, т.к. только компетентный аудитор может дать объективную оценку СМК.
Шестой этап: сертификация СМК
На данном этапе происходит процедура сертификации СМК, где предварительно необходимо выбрать орган по сертификации.
