Тема 5: «Регламентация бизнес-процессов»

Система бизнес-моделирования должна иметь простые и понятные средства создания и представления процессов, которые могут быть использованы в качестве документированных процедур и рабочих инструкций, отражающих актуальные на текущий период бизнес-правила.

Внедрив технологии бизнес-моделирования с последующей разработкой регламентов выполнения смоделированных процессов, предприятие получает в свое распоряжение новый вид «информационных» ресурсов.

Идеология моделирования бизнес-процессов выросла из области описания технологических процессов и рассматривает любую деятельность как технологический процесс.

Построение бизнес-модели на предприятии, например, в виде бизнес-процессов, как правило, решает 3 задачи:

- оптимизация технологии работы предприятия;

- формирование нормативной базы предприятия: положения подразделений, должностные инструкции, регламенты;

- формирование требований к информационным системам предприятия.

Кроме того, модели бизнеса:

- вводят точность и методологичность;

- обеспечивают единое системное представление;

- интегрируют процессы, организационную структуру, информацию и данные, позволяют увидеть и проанализировать существующие взаимосвязи;

- помогают оценить правильность процессов;

- обеспечивают информативную среду для оценки сценариев типа «А что, если?»;

- создают основу для быстрого проектирования процессов.

Обычно бизнес-модель формируется в целях усовершенствования процесса управления, когда есть понимание, что предприятие должно перейти на новую ступень развития, например, повысить качество производимой продукции или оказываемых услуг, выйти на внешний рынок и т.п.

Таким образом, одна из основных целей бизнес-моделирования во многих компаниях в настоящее время – анализ и совершенствование организации деятельности компании.

Типовые варианты описания бизнес-процессов:

1. Словесное описание в произвольной форме, то есть инструкции, руководства и т.п. Язык – универсальная моделирующая система, которая справится и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на неприменение.

2.Формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при котором вводятся специальные внутренние формы, с помощью которых процесс описывается через систему частных документов: таблиц документооборота, формуляров действий и т.п.

3.Графическое описание. Большим шагом в описании бизнес-процессов является переход к графическому языку – диаграмм процессов, деревьям структур данных и т.п. Здесь уже необходим какой-то стандарт – универсального графического языка не существует. Возможны варианты: принять собственный стандарт предприятия или перейти на международные стандарты.

Данные типовые варианты можно комбинировать и использовать несколько из них. Например, возможно использование как графических, так и словесных инструментов для описания одного и того же бизнес-процесса. Именно такой комбинированный подход используется при выполнении данного цикла ПЗ.

Правила реализации процессов (т.е. регламенты) должны быть понятны и доступны персоналу. Человеку, исполняющему определенную роль в процессе должно быть ясно содержание всего процесса, способы его осуществления, а также связь его задач с целями и задами организации.

Разработку регламентов в виде «стандартов предприятия», «Положений», «Инструкций», Регламентов» рекомендуется вести в соответствии с методическими указаниями, приведенными ниже в «Положении о стандартах предприятия», которое является референтным примером соответствующего регламента.

Разработка положений и процессных должностных инструкций осуществляется путем закрепления структурных функций за определенными организационными звеньями (функционально – руководящим должностям), структурными подразделениями(основные, функциональные), специалистами, исполнителями.

В результате закрепляется ответственность!

Получаемые в итоге схемы и описания называются матрицами организационных проекций.

Такая матрица содержит схему исполнительной структуры, отражающей иерархию исполнительных звеньев, наложенную на схему функциональной структуры, показывающей иерархию функций.

В итоге получается организация проекции, устанавливающая распределение функций по исполнительным звеньям.