1. Значение документов в управлении
2. Понятие о документе
3. Функции документа
1. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы предприятий и организаций. С помощью документации осуществляется:
• планирование;
• финансирование;
• управление;
• бухгалтерский учет;
• отчетность.
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит от:
• полноты представленной информации;
• достоверности информации;
• оперативности ее представления.
Информация может быть представлена:
• в устной форме;
• в документированной форме.
Причина появления любого документа - необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает:
• ее сохранность;
• сбор (накопление);
• многократное использование;
• возможность передачи;
• возможность обработки информации;
• использование информации через какое-либо время.
|
|
Документы имеют большое значение в управленческом процессе и деятельности предприятия, т. к. они:
• отражают работу организации;
• на их основе принимаются управленческие решения
• являются гарантом прав на недвижимость, собственность;
• являются главным аргументом в спорных ситуациях
Формы у правления тесно связаны с видами документов, например:
- руководство — с изданием приказов, распоряжений, решений;
- планирование — с составлением планов;
- инструктирование — с разработкой методик, инструкций, положений;
- учет — с написанием различных отчетов.
2. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Традиционно под словом "документ" подразумевают текст или изображение на бумаге. Однако это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы.
В офисной практике чаще всего используются документы:
- рукописные;
- печатные (на бумажном носителе);
- электронные (на электронном носителе).
Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать ей юридическое значение.
Юридическое значение — это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово "documentum" и означает доказательство, свидетельство.
Чтобы докум ент имел юр идическое значение, он должен быть:
- правильно оформлен;
- не противоречить по содержанию действующему законодательству;
|
|
- быть изданным организацией, которая имеет на это право (компетенцию).
Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ может быть:
- носителем информации (в сфере информационных технологий);
- средством фиксации и передачи управленческих решений (в
управлении);
- способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
3. Документы многофункциональны. Выделяют функции общие и специальные. К общим функциям документов относят:
• информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);
• коммуникативную (документы являются средством передачи информации);
• социально-культурную (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции).
К специальным функциям документов относят:
•управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством);
• правовую (документ может являться письменным доказательством в суде или быть источником права, например, закон);
• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например, "Табель о рангах" 1722 г. Петра I);
• познавательную (получение и передача знаний для изучения каких-либо процессов и явлений).