Информация. Учет входящей и исходящей корреспонденции

Данные

Система

Учет пациентов врача

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Служебный ежедневник

Система Основу его составляет календарь с разбивкой по дням или

неделям.

Данные На соответствующей странице ежедневника записывается дата

и время встречи, которая должна состояться. Можно на пей также отмстить события, о которых в этот день следует не за­быть (например, день рождения конкретного человека),

Информация Благодаря хорошо организованному ежедневнику мы можем в любой момент проверить, сколько дел у нас намечено и сможем ли мы еще что-нибудь запланировать на данный день.

Формат ежедневника зависит от цели, с которой мы его ведем:

• если на каждый день планируется много встреч, то хорошо бы пользо­ваться ежедневником, в котором день разбит по часам

• если речь идет только о записи отдельных событий, то достаточно

использовать менее подробный ежедневник, например, с разбивкой недель на дни

Система Основу составляют две папки: одна для входящей почты, другая для исходящей. В каждой из них находится лист бумаги, на котором мы поочередно записываем дату, данные об адресате или отправителе и краткое содержание письма.

Данные Делается копия каждого отправляемого письма. Эта копия вкладывается в папку исходящей почты. Одновременно на очередном месте в реестре на первой странице записывается дата отправления этого письма, его адресат и короткая информация о его содержании. Каждое приходящее письмо вкладывается в папку входящей почты. Его данные также вписываются в реестр на первой странице папки.

Информация Храня данные таким образом, можно легко узнать:

— какие письма пришли и были отправлены в определенный день;

— получил ли (прислал ли) господин Н определенное письмо;

— где находится данное письмо.

Более сложные формы учета — это:

• учет членов спортивного клуба;

• учет пациентов врача;

• учет учеников в школе.

Учет членов спортивного клуба

Фамилия........................... Имя......................... Отчество

Адрес.................................

Место учебы или работы..................................................

Дата рождения...................

Является членом клуба с......................... по.........................

Команда......................... Дни и часы тренировок.........................

Член руководства: да/нет Член комиссии да/нет

вид комиссии...............

Тренировки

Вид описание дата/время

Такая форма учета позволяет получить информацию

об участнике:

— адрес, например, для отправления ему корреспонденции;

— вид спорта;

о клубе:

— количество членов клуба;

— списки команд;

— возможность планирования создания команд и т.п.

Данные о пациентах врача можно хранить, опираясь на следующий образец:

— карточка пациента.

— даты визитов к врачу;

— жалобы;

— какой был поставлен диагноз;

— назначенное лечение;

— какие выписаны лекарства.

— какие болезненные симптомы повторяются у пациента с течением времени;

— какие болезни встречаются часто (эпидемия?) и распро­странены ли они в данном регионе больше, чем в других;

— какие лекарства данный врач выписывает чаще всего.

Об учете речь идет в том случае, когда данные собираются и обрабатываются согласно определенной системе, позволяющей получать необходимую информацию.

Собираясь организовать учет, следует начать с ответа на вопрос, какую информацию мы хотим получить из учетных данных, затем — какие данные для этого необходимы и, наконец, согласно какой системе их следует накапливать.

Особой формой учета является запись всех хозяйственных операций на предприятии. Она называется бухгалтерским учетом.

В основе бухгалтерского учета также лежит определенная система сбора и обработки определенных данных, позволяющая получить важную для пред­приятия информацию.

Система — будет рассмотрена в уроках данного курса.

Данные — все финансовые факты.