Закупочная деятельность включает комплекс операций:
— Отбор, обработку и анализ информации, необходимой для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам;
— Определение потребности в товарах, формирование потребительского заказа, конкурентоспособного ассортимента, управление им (обоснование объема и структуры закупок);
— Выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товара;
— Установление хозяйственных связей с поставщиками товаров;
— Контроль исполнения договоров поставки товаров.
Рациональная организация закупки означает приобретение товаров нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у надежного поставщика, по приемлемой цене.
Выбор источника поступления товаров осуществляется торговыми организациями с учетом объема продажи товаров. Необходимо установить, у каких поставщиков и в каком объеме закупались товары, какие, имеются возможности закупки в будущем. Это требует глубокого понимания влияния различных факторов на формирование товарных запасов, поступление и реализацию товаров. Главным из них является соотношение между спросом и предложением товаров. В условиях, когда спрос населения превышает предложение товаров, резко ускоряется их оборачиваемость, товарооборот осуществляется с меньшими товарными запасами. По мере увеличения предложения товаров, насыщения рынка наблюдается некоторое замедление скорости обращения товаров.
|
|
При анализе закупочной деятельности и изучении источников поступления товаров большое значение имеет проверка соблюдения договоров поставки товаров отдельными поставщиками. В процессе анализа необходимо определить степень выполнения договоров поставки по общему объему, ассортименту и качеству товаров, срокам их отгрузки, условиям транспортировки и т. п. Нарушения в выполнении договоров могут быть по вине поставщиков или по вине розничных торговых предприятий (отказ от заказанных товаров, несоблюдение условий оплаты и др.).
Важным вопросом является изучение частоты и своевременности завоза товаров. Несвоевременная поставка товаров отрицательно сказывается на выполнении плана и динамике товарооборота, в то время как равномерный и частый завоз товаров сохраняет их качество и нормализует товарные запасы.
Необходимо также исчислить и изучить коэффициенты вариации и равномерности поступления товаров (в разрезе товарных групп, структурных подразделений): чем выше коэффициент равномерности, чем больше он приближается к 100, тем ритмичнее была поставка товаров.
Можно выделить следующие способы:
|
|
Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.
Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
- количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;
- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- оплачивается только поставленное количество товара;
- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены [27].
В зависимости от объема приобретаемых товаров устанавливается возможный вид закупки. Известны:
- прямые закупки у изготовителя;
- оптовые закупки через посредника или биржу;
- закупки мелкими партиями в магазинах розничной торговли;
- закупки через торги.